Toelichting: De behandeling van bezwaarschriften
Artikel 4 Indienen van een klacht
In dit artikel zijn de eisen beschreven waaraan een schriftelijk klacht dient te voldoen. Als de klacht niet voldoet aan de gestelde eisen bestaat voor de Algemene Rekenkamer geen verplichting om de verdere procedure te volgen. Een behoorlijke klachtafhandeling brengt echter met zich mee dat, indien mogelijk, de indiener in de gelegenheid wordt gesteld om het verzuim binnen een redelijke termijn te herstellen.
Artikel 5 Staken behandeling
Een klacht mag mondeling op informele wijze worden afgedaan. Hiervan kan alleen sprake zijn als een onmiddellijk, mondeling contact met de betrokken klager tot een in de ogen van de klager bevredigende afwikkeling van zijn klacht heeft geleid. De Algemene Rekenkamer en de klager komen samen overeen wanneer naar tevredenheid van de klager aan de klacht tegemoet is gekomen. Ook als de klager schriftelijk bevestigt dat de klacht naar tevredenheid is afgedaan, kan de behandeling worden gestaakt. De behandelaar legt zijn mondelinge antwoord op de klacht en eventuele afspraken die daarbij gemaakt zijn met de klager vast.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
De ontvangst van de klacht wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk bevestigd. Hierbij zal tegelijkertijd informatie worden verstrekt over de verdere procedure, waaronder het horen.
Artikel 7 Klachtbehandeling
De Algemene Rekenkamer voorziet in een intern-organisatorische uitwerking van de klachtenregeling. Uitgangspunt is dat klachten op verzoek van de secretaris, aan wie de behandeling van klachten is gedelegeerd, door een externe commissie kunnen worden behandeld. Deze commissie rapporteert de bevindingen van het onderzoek naar de klacht aan de secretaris alsmede de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt. De secretaris stelt, ingevolge artikel 12, de klager en degene tegen wiens gedraging de klacht zich richt hiervan in kennis. Voor de behandeling in een externe commissie is gekozen om een groot gevoel van onafhankelijkheid te bewerkstelligen. Door deze commissie te laten rapporteren aan de secretaris wordt recht gedaan aan de juridische status van het bevoegd gezag. De secretaris is immers degene die zowel intern als extern als bevoegd gezag kan optreden.
Artikel 8 Buiten behandeling
De klachtbehandelaar is niet verplicht een klacht te behandelen, indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de klacht kennelijk onvoldoende is of betrekking heeft op een gedraging als genoemd in dit artikel. Als de klachtbehandelaar beslist de klacht om één van de in het artikel genoemde gronden niet in behandeling te nemen dan dient deze de klager daarvan altijd binnen vier weken schriftelijk mede te delen. Voor het nemen van deze beslissing is geen uitstel mogelijk.
Artikel 9 Afschrift beklaagde
Voor degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft is het belangrijk te weten dat een klacht over hem is ingediend en de inhoud van de klacht. Als de klacht tot een hoorzitting leidt moet de beklaagde zich daarop kunnen voorbereiden. Alle op de klacht betrekking hebbende stukken worden daarom aan hem toegezonden.
Artikel 10 Horen
Dit artikel bevat het beginsel van hoor en wederhoor. De hoorplicht is een essentieel onderdeel van de klachtprocedure. Het horen is bedoeld om die informatie te verkrijgen om de klacht naar behoren af te handelen. Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht zich richt moeten in de gelegenheid worden gesteld tijdens de hoorzitting informatie naar voren te brengen. De indiener kan zich door een ander laten bijstaan of vertegenwoordigen, die daartoe door de indiener van de klacht schriftelijk dient te zijn gemachtigd.
Artikel 11 Termijnen
De klacht wordt afgehandeld binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift. Een uitnodiging voor een hoorzitting dient zo mogelijk een week voor de geplande datum van de hoorzitting te worden verzonden om de indiener in de gelegenheid te stellen zich voor te bereiden.
Het tweede lid van artikel 11 voorziet in de mogelijkheid de afhandeling met vier weken te verdagen. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen indien er onvoldoende informatie beschikbaar is om de klacht naar behoren te kunnen behandelen. De afwezigheid van degene tegen wiens gedraging de klacht zich richt kan een reden zijn voor verdaging. De indiener van de klacht dient schriftelijk in kennis te worden gesteld van de stand van zaken, alsmede van de verdaging en de verwachte afhandelingstermijn.
Artikel 12 Kennisgeving
De Algemene Rekenkamer stelt de indiener schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek alsmede van de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.
Daartoe bevat de beslissing op de klacht een weergave van de klacht, een weergave van de feiten zoals de klachtbehandelaar (dit is de secretaris of de externe commissie zoals bedoeld in artikel 7) deze ziet, een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht en een oordeel over de klacht. In het algemeen zal een klachtbehandeling moeten eindigen met het oordeel gegrond of ongegrond. Op de beoordeling van een klacht zijn de beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing. Hierbij kan worden gedacht aan een correcte gevalsbehandeling en voorzieningen ter bescherming van de privacy.
Artikel 13 Verantwoordingsinformatie
De Algemene Rekenkamer draagt zorg voor de registratie van de klachten. De geregistreerde klachten worden gepubliceerd in het jaarverslag van de Algemene Rekenkamer. Bij de publicatie van de klachten geven de klachtbehandelaars in ieder geval aan:
- hoeveelheid klachten er dat jaar op hun werkdomein betrekking hadden;
- hoeveel er daarvan zijn behandeld;
- de aard van de klachten;
- de termijn waarbinnen de klachten zijn;
- hoeveel klachten gegrond en ongegrond zijn verklaard.
De gegevens worden in niet tot de klager herleidbare vorm weergegeven.