Beoordelingskader interne beheersing
De minister is verantwoordelijk voor de interne beheersing betreffende zijn begroting. Wij toetsen de interne beheersing aan de relevante wet- en regelgeving. Daarnaast letten wij specifiek op een aantal belangrijke beheersingsmaatrelen, de zogenaamde ‘key controls’.
Indien er afwijkingen van de wet- en regelgeving zijn geconstateerd, maar ook als een key control ontbreekt, zijn dit tekortkomingen die kunnen leiden tot onvolkomenheden respectievelijk ernstige onvolkomenheden. Daarbij is onder andere van belang:
- Hoe lang deed de tekortkoming zich voor?
- Hoe hoog was het financiële risico?
- Hoe ernstig verstoorde de tekortkoming de bedrijfsvoering van het ministerie?
Algemene normen en nadere uitwerking
Interne beheersing omvat het geheel aan maatregelen teneinde te bewerkstelligen dat de gestelde (strategische) organisatiedoelen gehaald worden, binnen de daarbij gestelde randvoorwaarden zoals kosten, en naleving van gemaakte afspraken en geldende procedures (compliance).
Algemene normen voor de interne beheersing van een ministerie zijn in wet- en regelgeving vastgelegd.
Wet- en regelgeving
Algemene normen voor de interne beheersing van een ministerie zijn in wet- en regelgeving vastgelegd, zie bijvoorbeeld de Comptabiliteitswet 2016 (CW2016) waarin de normen rechtmatig, ordelijk en controleerbaar zijn vastgelegd. Een nadere uitwerking van de normen voor de processen en verantwoordelijkheden van interne beheersing bij het Rijk is te vinden in de comptabele regelgeving die de minister van Financiën krachtens de CW2016 heeft uitgevaardigd. Daarnaast heeft de Algemene Rekenkamer gepubliceerde normen in de vorm van de ‘Essentialia van goed openbaar bestuur’ (december 2005) en zijn in de publicaties van het verantwoordingsonderzoek (VO) normen opgenomen.
Key-controls
De volgende 4 generieke beheersingsmaatregelen (key controls) en uitwerking toetsen wij in samenhang om de kwaliteit van de interne beheersing te beoordelen.
1. Heldere vaststelling van taken en verantwoordelijkheden
- De Secretaris-Generaal (SG) is de eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de interne beheersing en is daarover verantwoording verschuldigd aan de minister.
- De interne beheersing is allereerst een management aangelegenheid. De Algemene Rekenkamer hanteert het ‘Three lines of defence-model’ als raamwerk voor de identificatie en beoordeling van de - in het kader van interne beheersing - aan te treffen functies, rollen en verantwoordelijkheden in een organisatie.
- Daarnaast is voor ieder deel binnen de interne beheersing duidelijk wie waar voor verantwoordelijk en aanspreekbaar is. Bij de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden is zorggedragen voor voldoende functiescheiding en tegenkrachten (countervailing powers) om de effectiviteit van de interne beheersing, alsmede de betrouwbaarheid van de informatievoorziening daarover optimaal te borgen.
- Het functioneren van de interne beheersing en de kwaliteit van de verantwoording over de behaalde financiële resultaten (jaarverslag) is onderdeel van het toezicht van degenen belast met governance. Intern is dit bijvoorbeeld het audit committee ter ondersteuning van de hoogste leiding en extern de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal voor de democratische controle op de uitvoering van het beleid en de begrotingen door de ministers.
2. Gestructureerde inrichting interne beheersing
- De interne beheersing en/of het intern toezicht daarop is risico-georiënteerd vormgegeven, is zodanig ingericht dat tijdens het proces of door verbijzonderde interne controle geconstateerde fouten in de werking (van key controls) kunnen worden herstelden er is en systeem van interne monitoring en rapportering. Bij de vormgeving is gebruik gemaakt van COSO-ERM, of een ander vergelijkbaar raamwerk.
- De ADR geeft zekerheid over de betrouwbaarheid van de informatie over de bedrijfsvoering (zijlichtfunctie).
3. Sturing op evaluatie en verbetering van interne beheersing
- Evaluatie van de interne beheersing in algemene zin, de interne beheersing van het financieel en materieel beheer, alsmede de interne beheersing van de jaarverslaggeving staat minstens 1x per jaar op de agenda van het audit committee.
- In het audit committee wordt de follow-up van de bevindingen van de ADR en van de Algemene Rekenkamer besproken.
- Van de ADR wordt verlangd dat deze in ieder geval ook expliciet rapporteert over de kwaliteit van de interne beheersing.
4. Transparant verantwoorden over de interne beheersing
De minister dient zich te verantwoorden over de mate waarin sprake is van een beheerste bedrijfsvoering, bij voorkeur in de vorm van een expliciet geformuleerd in-control statement. In de huidige praktijk is dat nog niet het geval, maar geschiedt dit in de vorm van een bedrijfsvoeringsparagraaf die het karakter van een uitzonderingsrapportage heeft. De minister kan zich daarbij baseren op de informatie van het management en de informatie van de ADR.