Rijksbreed inkopen

Rapport | 21-05-2025

In de Staat van de rijksverantwoording 2023 hebben wij aangegeven dat de inkoop bij de rijksoverheid eenvoudiger kan en moet, en dat ook coördinatie nodig is. Elk jaar moeten wij ook rapporteren over het niet naleven van wet- en regelgeving bij aanbesteden en inkopen. Fouten zouden grotendeels kunnen worden voorkomen door het inkoopbeheer op orde te hebben.

Dit jaar hebben we onderzoek gedaan naar de oorzaken van de fouten in het inkoopbeheer. Uit ons onderzoek komen diverse oorzaken van tekortkomingen in het inkoopbeheer naar voren:

• De invloed door de actuele marktsituatie;
• Veel regelgeving en doelstellingen;
• Versnipperde verantwoordelijkheden;
• De inrichting van het inkoopstelsel;
• De informatievoorziening.

Voor een toelichting op deze oorzaken verwijzen wij naar de Staat van de rijksverantwoording 2024 (Algemene Rekenkamer, 2025).

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is verantwoordelijk voor het rijksinkoopbeleid en het rijksinkoopstelsel. Hierin heeft zij een coördinerende rol. Het ministerie van BZK stelt hiertoe kaders op en rapporteert over inkoop in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk (JBR). De minister van BZK stuurt met name op doelmatigheid van inkopen en maatschappelijke impact. Waar de Comptabiliteitswet (CW) aan Financiën over de randen van de ministeriele verantwoordelijkheid heen toezicht houdende verantwoordelijkheid geeft (over administraties), is zoiets voor bedrijfsvoering (en dus voor inkoop) niet zo expliciet geregeld. Zo heeft de minister van BZK minder vergaande bevoegdheden dan de minister van Financiën voor het financieel beheer. Elke minister heeft ook de eigen ministeriële verantwoordelijkheid voor het financieel beheer van de inkopen. Knelpunten raken vaak meerdere verantwoordelijkheden waardoor ook oplossingen via meerdere partijen gevonden moeten worden.

Ook over 2024 zien wij nog altijd te veel (vergelijkbare) tekortkomingen in het inkoopbeheer bij het Rijk. Het aantal onvolkomenheden in het inkoopbeheer dat wij jaarlijks rapporteren is hoog, 27,5% van de onvolkomenheden rijksbreed over 2024. De omvang van fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid van de verplichtingen is ook over 2024 groot (tenminste € 1,6 miljard op de rijksrekening). Regelmatig is er kritiek bij zowel de aanbestedende diensten als de leveranciers te horen op de complexiteit en strikte eisen van de regelgeving.

De minister van BZK heeft al een aantal verbeteringen in gang gezet:

• De minister van BZK heeft in 2024 de circulaire ‘Grensbedragen voor procedures Aanbestedingswet 2012 onder de Europese drempelwaarden’ aangepast. Hiermee wordt de vermindering van lastendruk beoogd;
• Het programma bureaucratie en regeldruk loopt door en in 2025 wordt een onderzoek (gateway) gestart naar de werking en governance van het inkoopstelsel;
• Eind december 2024 heeft het kabinet de Tweede Kamer gemeld dat de rijksinkoopstrategie uit 2019 (inkopen met impact) wordt geëvalueerd en dat de strategie vanaf 2025 wordt geactualiseerd.

Om de ingewikkelde en strikte eisen vanuit de regelgeving aan te pakken, het inkoopbeheer structureel te verbeteren en te voorkomen dat door nieuwe doelstellingen de uitvoering vast loopt of vertraagd, is het noodzakelijk om lopende verbeteracties te versnellen. Daarnaast is het ook van belang om te komen tot verdere vereenvoudiging van het inkoopstelsel alsook uniformering van de inrichting van het stelsel, de systemen en de procedures.

Mede onder verwijzing naar paragraaf 3.5 in de Staat van de Rijksverantwoording 2024, bevelen wij de minister van BZK aan om:

• Conform de rijksbrede rol van Financiën, de regisserende rol van BZK voor inkoop over de grenzen van departementen met bevoegdheden in te regelen;
• Samen met de minister van Financiën te zorgen voor uniformiteit in de inkoopsystemen en financiële systemen inclusief gegevensuitwisseling daartussen.

Lees meer over dit onderzoek in paragraaf 4.7 (pagina 43) van Resultaten verantwoordingsonderzoek 2024 ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Gemeentefonds en Provinciefonds.