Onderzoek naar de bedrijfsvoering

Onderzoek

Wij onderzoeken niet alleen de bedrijfsvoering zelf, maar ook de totstandkoming van de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag (onderdeel van de niet-financiële verantwoordingsinformatie).

De minister is ervoor verantwoordelijk dat de bedrijfsvoering en de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag voldoen aan de eisen.

Wij onderzoeken conform de CW 2016 of:

• het begrotingsbeheer ordelijk en controleerbaar is;
• het financieel beheer doelmatig (efficiënt), rechtmatig, ordelijk en controleerbaar is;
• het verwerven, beheren en afstoten van materieel doelmatig, rechtmatig, ordelijk en controleerbaar is;
• de financiële administratie betrouwbaar en controleerbaar worden ingericht en gevoerd;
• de overige aspecten van de bedrijfsvoering, zoals Informatiebeveiliging, IT beheer, management control, sturing en toezicht voldoen aan de eraan te stellen eisen. 

Daarnaast onderzoeken we of de niet-financiële verantwoordingsinformatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering betrouwbaar tot stand is gekomen. Ook onderzoeken we of de niet-financiële verantwoordingsinformatie niet strijdig is met de financiële verantwoordingsinformatie.

De eisen waaraan de bedrijfsvoering moet voldoen zijn uitgewerkt in lagere regelgeving en/of opgenomen in door de Algemene Rekenkamer of andere organisaties opgestelde beoordelingskaders. Waar van belang, vermelden wij het concrete normenkader dat wij hebben gehanteerd in onze rapporten.  

Wij onderzoeken niet ieder jaar alle onderdelen van de bedrijfsvoering. Wij maken een selectie in onderwerpen op basis van risicoanalyse en periodiciteit.

Rapportage en oordelen

Als wij in ons onderzoek tekortkomingen constateren in de bedrijfsvoering beschrijven wij deze tekortkomingen in onze rapporten bij het jaarverslag. We onderscheiden 3 soorten tekortkomingen aflopend in ernst:

• Ernstige onvolkomenheid (EOVK)
• Onvolkomenheid (OVK)
• Aandachtspunt (AP)

We spreken van een onvolkomenheid als we van oordeel zijn dat de bedrijfsvoering op aspecten niet op orde is. Relevante aspecten zijn onder meer:

• indien er geld mee is gemoeid: als kwantitatieve tolerantiegrenzen voor onrechtmatigheden en onzekerheden worden overschreden;
• maar ook - indien van toepassing - er een kwalitatieve tolerantiegrens wordt overschreden;
• of, ingeval het probleem al meer dan één jaar oud is, er geen sprake is van een aanpak/ontwikkeling gericht op verbetering;
• of indien de afwijkingen met een hoge(re) frequentie plaatsvinden en het gewicht daarvan (in termen van financieel belang of invloed op danwel gevolgen voor andere organisaties of burgers en bedrijven) groter is;
• of, nog belangrijker, als door de afwijking de Staten-Generaal niet goed wordt geïnformeerd waardoor zij hun controletaak niet uit kunnen voeren;
• of, als gevolg van de afwijking publieke dienstverlening of de uitvoering van de wettelijke taken worden verstoord.

Als sprake is van een grote materiële tekortkoming dan spreken wij van een ernstige onvolkomenheid. Een ernstige onvolkomenheid is dus een onvolkomenheid met een hogere mate van zwaarte. De Algemene Rekenkamer overweegt in elk geval een kwalificatie als ernstige onvolkomenheid voor onvolkomenheden die:

• kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel beheer; en/of,
• betrekking hebben op kritische processen; voor publieke dienstverlening en/of wettelijke taakuitvoering; en/of,
• wijd verbreid zijn binnen het ministerie; en/of,
• tot aanzienlijke risico’s voor de rechtmatigheid van zeer grote bedragen kunnen leiden of al hebben geleid, en/of,
• al meer jaren 'oud' zijn en waarbij de problemen nog steeds niet planmatig en – volgens ons - adequaat worden opgepakt, en/of,
• voor de Algemene Rekenkamer in recente jaren aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoeken in te stellen of bezwaar te maken.

Aandachtspunten zijn tekortkomingen die geen afbreuk doen aan ons positieve oordeel, maar waarvan wij wel vinden dat de minister die ook zou moeten oppakken. Daarnaast kunnen we ook aanbevelingen doen om zaken concreet te verbeteren.

Wij geven het volgende oordeel over de bedrijfsvoering:

• “De door ons onderzochte onderdelen van de bedrijfsvoering van <naam ministerie> voldeden in <jaar> aan de gestelde eisen <met uitzondering van x onvolkomenheden >.”

Daarnaast geven wij een oordeel over de bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag: 

• ”Wij hebben onderzocht of de bedrijfsvoeringsinformatie in het Jaarverslag <jaar> van het <naam ministerie> betrouwbaar tot stand is gekomen. In deze paragraaf beschrijven we onze feitelijke bevindingen zonder conclusie. Over de betrouwbare totstandkoming hebben wij de volgende bevindingen: X / geen bevindingen.
• Wij hebben ook onderzocht of de bedrijfsvoeringsinformatie in strijd is met de financiële verantwoordingsinformatie. Wij stellen vast dat de bedrijfsvoeringsinformatie niet in strijd is met de financiële verantwoordingsinformatie. OF De bedrijfsvoeringsinformatie is op de volgende onderdelen in strijd met de financiële verantwoordingsinformatie:
  • X;
  • XX;
  • XXX.”

Bezwaar

Wij hebben op basis van de CW 2016 het recht om bezwaar te maken.

Het maken van bezwaar is bedoeld als signaal dat maatregelen dringend nodig zijn. Of wij reden zien om bezwaar te maken wordt jaarlijks besproken en besloten door het College van de Algemene Rekenkamer op grond van het verantwoordingsonderzoek.

Wij maken alleen in bijzondere situaties bezwaar. Wij kunnen bezwaar maken tegen tekortkomingen in de financiële verantwoording en tegen tekortkomingen in de bedrijfsvoering van een ministerie (onvolkomenheden). We maken alleen gebruik van de bezwaarprocedure als er sprake is van een ernstige situatie. Dat kan zijn als de fouten of onzekerheden in de financiële verantwoording zo groot zijn dat zij de betrouwbaarheid of de rechtmatigheid van de financiële verantwoording van een ministerie diepgaand raken en/of de tolerantiegrenzen voor tekortkomingen van de rijksrekening overschrijden. Of als er sprake is van ernstige tekortkomingen in de bedrijfsvoering die zo urgent zijn dat zij direct om actie van de minister vragen of een gebrek aan daadkracht om eerder geconstateerde ernstige tekortkomingen op te lossen.

Wij maken bezwaar door een bezwaarbrief aan de betrokken minister te sturen. In deze brief geven wij aan wat wij verwachten van de minister om het bezwaar op te kunnen heffen. Wij verwachten in het algemeen van de minister dat fouten die zijn te herstellen worden hersteld en dat een verbeterplan wordt gemaakt waaruit blijkt hoe tekortkomingen in de toekomst worden voorkomen. Wij beoordelen de reactie van de minister. Het College van de Algemene Rekenkamer beslist of we het bezwaar wel of niet handhaven. Via onze rapporten bij de jaarverslagen informeren wij de Staten-Generaal over het gemaakte bezwaar en onze overwegingen tot al dan niet handhaven daarvan.

Als we het bezwaar tegen een onvolkomenheid handhaven maken we hierover een aantekening bij onze verklaring van goedkeuring bij de rijksrekening. Op die wijze wordt het gehandhaafde bezwaar expliciet betrokken bij de decharge van de betrokken ministers door beide kamers der Staten-Generaal.

Als wij ons bezwaar tegen een onherstelbare rechtmatigheidsfout handhaven, zendt de regering een indemniteitswet aan de Staten-Generaal. Een indemniteitswet is een wetsvoorstel bedoeld om een bezwaar van de Algemene Rekenkamer op te heffen. In een indemniteitswet vraagt de minister de Tweede Kamer om de verplichtingen, uitgaven of ontvangsten, ondanks het bezwaar van de Algemene Rekenkamer toch goed te keuren.