'Het gaat erom dat we samen zorgen dat ministeries beter functioneren'

Sommige organisaties volgt de Rekenkamer al jaren. Een daarvan is de Belastingdienst. Dat is een grote organisatie, waar veel mensen werken, en daar bestaat dus een risico op fouten, zegt Freek-Jan Toevank. Hij is bij de Algemene Rekenkamer projectleider voor het verantwoordingsonderzoek bij het Ministerie van Financiën, waaronder de Belastingdienst valt.

Verouderde IT

Een hardnekkig probleem bij de Belastingdienst is dat van verouderde IT-systemen. Een deel daarvan is nu vervangen. Maar een paar grote systemen nog niet, onder andere dat voor de btw. Freek-Jan: “Het systeem voor de btw is van 1982, op zich is het best knap dat dat nog draait. Ze werken er hard aan maar het is ingewikkeld. Als het simpel was, hadden ze het allang opgelost.”

Een ‘onvolkomenheid’

Zaken als verouderde IT en inkoopproblemen vallen onder de bedrijfsvoering. Dat is een van de zaken waarnaar de Algemene Rekenkamer in het verantwoordingsonderzoek kijkt: hoe ministeries hun eigen zaken hebben geregeld. Als daar een probleem is, kan de Algemene Rekenkamer dat een ‘onvolkomenheid’ noemen. Bijvoorbeeld als een ministerie zich niet aan de regels houdt bij inkopen.

De Rekenkamer legt op haar website uit wat een onvolkomenheid is. Als de dienstverlening door het ministerie tekortschiet, als werkzaamheden niet goed worden uitgevoerd en als burgers of bedrijven daar last van hebben, spreekt de Rekenkamer van een onvolkomenheid. Als het probleem groot is, ernstige gevolgen heeft of lang duurt, noemt de Rekenkamer het een ernstige onvolkomenheid. Zo’n oordeel van de Algemene Rekenkamer weegt zwaar bij ministeries.

Een team dat onderzoek doet en fouten ontdekt bij een ministerie schrijft daarover een ‘nota van bevindingen’ en laat die aan het ministerie lezen. Dat mag erop reageren. Daarna vult het onderzoeksteam een zogenoemd wegingsschema in. Dat is een lijst met vragen waaruit blijkt of een probleem zo ernstig is dat het een onvolkomenheid moet worden genoemd. Vervolgens kijkt een team van specialisten van de Rekenkamer naar het wegingsschema. Als de twee teams het eens zijn, is de beslissing snel genomen. Anders komt het geval ter sprake in de ‘wegingsvergadering’. Daar bespreken de directeuren van de Rekenkamer, het onderzoeksteam en het gespecialiseerde team het probleem om tot een uitspraak te komen. Daarna gaat het resultaat als advies naar het college dat het definitieve oordeel geeft.

Geen scorebord

De Algemene Rekenkamer beslist dus heel zorgvuldig over elke onvolkomenheid. Toch kijkt de buitenwereld vooral naar hoeveel onvolkomenheden er worden vastgesteld. Freek-Jan vindt het belangrijk om te zeggen dat de Belastingdienst het niet per se slechter doet dan ‘andere clubs’. Freek-Jan: “Je moet oppassen dat het geen scorebord wordt. Zo heeft het Ministerie van Financiën nu 3 onvolkomenheden op inkoop. Dat komt ook doordat Toeslagen en Douane aparte directies zijn geworden. Anders was het er waarschijnlijk 1 geweest. Je moet naar de inhoud kijken. Bovendien hebben ze 2 andere onvolkomenheden op inkoop weten op te lossen.”

Maar er werden in 2022 nog te veel fouten gemaakt bij inkoop. Daardoor bestaat er een kans dat er sprake is van vriendjespolitiek. “Daar zijn op dit moment geen aanwijzingen voor”, zegt Freek-Jan. Waar het om draait, vindt hij, is dat ze het op het ministerie zelf belangrijk vinden dat de burger vertrouwen heeft in de overheid. “Het gaat erom dat we er samen voor zorgen dat de ministeries beter functioneren. Dat ze zinnig, zuinig en zorgvuldig met het geld van burgers en bedrijven omgaan. Dat is het belangrijkste. Het beste is als ministeries zelf constateren dat er fouten zijn gemaakt. Maar als zij het niet doen, is het goed dat wij dat doen.”

Dat er al dingen verbeteren bij de Belastingdienst, is niet alleen een verdienste van de Tweede Kamer, die de bewindslieden erop aanspreekt dat de problemen moeten worden opgelost. Het komt ook doordat er een goede afdeling financieel-economische zaken bij het ministerie zit. “Daar vinden ze het niet leuk wat we zeggen, maar ze zien wel dat wij de vinger op de zere plek leggen. Ze hebben nu een goed proces ingericht. Ze zeggen: waar staan we en waar vindt de Algemene Rekenkamer dat we zouden moeten staan?” Een afdeling financieel-economische zaken die problemen wil aanpakken is onmisbaar, zegt Freek-Jan. Ook de staatssecretarissen van Financiën bemoeien zich regelmatig met het oplossen van de onvolkomenheden. “Zo laten ze van bovenaf zien dat ze het belangrijk vinden.”