De minister is verantwoordelijk voor het beheer van zijn ministerie, dus ook voor het beheer van de subsidies die in zijn begroting staan. Wij toetsen het beheer van de subsidies aan de relevante wet- en regelgeving. Daarnaast letten wij specifiek op een aantal belangrijke aspecten in het subsidieproces, de zogenaamde ‘key controls’.

Als wij afwijkingen van de wet- en regelgeving constateren, of als een key control ontbreekt, zijn dit tekortkomingen. Die kunnen leiden tot (ernstige) onvolkomenheden. Daarbij is onder andere van belang:

  • Hoe lang deed de tekortkoming zich voor?
  • Hoe hoog was het financiële risico?
  • Hoe ernstig verstoorde de tekortkoming de bedrijfsvoering van het ministerie?

Algemene normen en nadere uitwerking

Door middel van subsidies stimuleert de overheid bepaalde activiteiten van de subsidie-aanvrager. Een subsidie is anders dan een betaling voor geleverde goederen of diensten. Een belangrijk risico bij het verlenen van subsidies is misbruik en oneigenlijk gebruik. Daarvoor moet de minister beheersingsmaatregelen treffen. Voordat een subsidie wordt verleend, moet hij toetsten of de ontvanger hier wel recht op heeft. Achteraf moet hij vaststellen dat alle (subsidie)regels zijn nageleefd.

Key-controls

De kwaliteit van het subsidiebeheer beoordelen wij aan de hand van de volgende 15 generieke beheersingsmaatregelen (key controls) en de uitwerking daarvan. We toetsen deze maatregelen in samenhang met elkaar.

1. Risicoanalyse

Het ministerie beschikt over een procedure die voorschrijft dat er bij de totstandkoming van elke nieuwe subsidieregeling een risicoanalyse wordt uitgevoerd en schriftelijk wordt vastgelegd. Bron: Uniform subsidiekader (USK).

2. Eenduidige wet- en regelgeving voor selectie projecten en subsidiabiliteit van kosten

Wet- en regelgeving mag niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Wanneer dit wel het geval is, moet er een procedure zijn dat de wet- en regelgeving wordt aangepast. Zodat het zowel voor de aanvragers van de subsidie als de beoordelaars van het ministerie duidelijk is hoe zij wet- en regelgeving moeten interpreteren.

3. Consultatie juridische afdeling

Het ministerie beschikt over een procedure dat bij nieuwe regelingen de beleidsdirectie de juridische afdeling consulteert, zodat zichtbaar is vastgesteld dat er een wettelijke grondslag voor het verlenen van subsidie is.

4. Staatssteuntoets bij opstellen subsidieregeling

Het ministerie beschikt over een procedure dat er staatssteuntoetsen of -analyses worden uitgevoerd bij het opstellen van de subsidie(regeling).

5. Controlebeleid

Het ministerie beschikt over een procedure dat er bij de totstandkoming van elke nieuwe subsidie controlebeleid wordt geformuleerd op basis van de onder 1 genoemde risicoanalyse. In dit controlebeleid is uitgewerkt wat voor controles er daadwerkelijk moeten plaatsvinden op de gegevens die de belanghebbende verstrekt en op de naleving van subsidievoorwaarden.

6. Communicatiebeleid voor aanvragers en ontvangers subsidie

  • Het ministerie beschikt over een strategie om ervoor te zorgen dat begunstigden toegang hebben tot de vereiste informatie en voldoende ondersteuning ontvangen (folders, brochures, seminars, workshops, websites etc.).
  • Er vindt doeltreffende voorlichting aan begunstigden plaats over hun rechten en plichten. Zij worden in het bijzonder geïnformeerd over de voor de regeling vastgelegde subsidieregels waaronder de specifieke voorwaarden voor steun, het financieringsplan, de uitvoeringstermijn, de eisen ten aanzien van de administratie, en de informatie die moet worden bewaard en medegedeeld. De informatie- en publicatie-eisen moeten ook duidelijk worden weergegeven en medegedeeld.
  • Oproepen tot inschrijving worden bekendgemaakt om alle potentiële begunstigden te bereiken. Deze bevatten een duidelijke beschrijving van de toegepaste selectieprocedure en de rechten en plichten van de begunstigden.

7. Juiste en tijdige beoordeling subsidieaanvraag en subsidieverlening

  • Het ministerie beschikt over procedures om de subsidieaanvraag tijdig en juist te behandelen. Op basis van het controlebeleid voert het ministerie eventueel aanvullende controles uit. De beleidsdirectie heeft het besluit voor de beschikking gemotiveerd en dit vastgelegd zoals het USK voorschrijft. Er is een zichtbare autorisatie door een bevoegde functionaris, in overeenstemming met de mandaatregeling.
  • Het ministerie beschikt over procedures om staatssteuntoetsen en -analyses uit te voeren voor zover deze nog niet bij het opstellen van de subsidie(regeling) hebben plaatsgevonden (zie ook onder ‘4’).
  • Het ministerie beschikt over procedures om aanvragen na ontvangst te registreren. Iedere aanvrager krijgt een ontvangstbewijs en de goedkeuringsstatus van elke aanvraag wordt bijgehouden.
  • Het ministerie beschikt over procedures om een beschikking tot subsidieverlening af te geven binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag. Er bestaat een mogelijkheid dat er signaallijsten periodiek worden uitgedraaid of het systeem geeft een melding. De termijn wordt 22 weken als er een nader onderzoek is ingesteld, er sprake is van cofinanciering of een aanvraag van advies is ingewonnen, bijvoorbeeld door een subsidievolgsysteem.

8. Juiste en tijdige betaling van subsidie(voorschot)

Het ministerie beschikt over een procedure om vast te stellen dat de betaling correct heeft plaatsgevonden: juist (het juiste bedrag, op het juiste rekeningnummer en aan de juiste begunstigde) en tijdig (conform regeling). Tot € 25.000 wordt het gehele subsidiebedrag in één keer betaald. Bij subsidies vanaf € 25.000 bepaalt de subsidieverstrekker vooraf het bevoorschottingsregime.

9. Vastlegging verplichting en voorschot in financiële administratie

Het ministerie beschikt over een procedure waarbij wordt vastgesteld dat de financiële vastlegging tijdig (binnen 30 dagen) en juist heeft plaatsgevonden. Juist wil zeggen: op het juiste artikel, de juiste budgetpositie, budgetplaats en grootboekrekening. Ook de boeking van een voorschot en boeking en afboeking van een verplichting moeten op de juiste manier plaatsvinden.

Rond het jaareinde is het essentieel dat de subsidies ten laste van het juiste jaar worden geboekt (afgrenzing).

10. Beoordeling verantwoordingen subsidieontvangers en vaststelling definitieve subsidiebedrag

  • Het ministerie beschikt over een procedure die ervoor zorgt dat een daartoe bevoegde persoon de beoordeling doet van verantwoordingen van aanvragers over besteding van de door hen ontvangen subsidie (conform mandaatregeling).
  • Het ministerie heeft een procedure die ervoor zorgt dat wordt beoordeeld of de verantwoording van de subsidieontvanger voldoet aan de gestelde voorwaarden.
  • Het ministerie heeft een procedure die ervoor zorgt dat er staatssteuntoetsen of -analyses worden uitgevoerd. Daarmee stelt het ministerie vast of nog steeds wordt voldaan aan de voorwaarden van een goedkeurend EC-besluit of aan de voorwaarden van één van de de-minimisverordeningen of vrijstellingsverordeningen.
  • Op basis van het controlebeleid voert het ministerie eventueel aanvullende administratieve of fysieke controles uit.
  • Bij subsidies boven € 125.000 mag de subsidieverlener een controleverklaring van een accountant vragen aan de subsidieontvanger. Het ministerie moet beschikken over een procedure waarbij de beleidsdirectie de controleverklaring zichtbaar beoordeelt. Het moet gaan om een zichtbare beoordeling van de verklaring en aansluiting met de verantwoording.
  • De vaststelling van het definitieve subsidiebedrag vindt plaats op basis van de beoordelingen en de resultaten uit de verantwoordingen van de subsidieontvangers.

11. Sanctiebeleid

De beleidsdirectie die verantwoordelijk is voor het verstrekken van subsidies op basis van een regeling of op basis van een ministeriële kaderwet moet beschikken over een sanctiebeleid. Zij moet dat beleid gedurende het jaar consistent toepassen.

In het sanctiebeleid moet in ieder geval zijn opgenomen:

  • Richtlijnen bij welke gevallen van misbruik welke sanctie wordt opgelegd.
  • Op welke wijze de subsidievoorwaarden en mogelijke sancties met de subsidieontvanger worden gecommuniceerd. Bijvoorbeeld in de beschikking, de regeling of de beleidsregels.
  • De onderbouwing van de autorisatie en toepassing van het beleid bij het opleggen van sancties. Sanctiemogelijkheden zijn bijvoorbeeld: het preventief weigeren van een (toekomstige) subsidie, de subsidie lager of op nihil vaststellen, terugvorderen van de subsidie inclusief wettelijke rente. Bij valsheid in geschrifte kan het ministerie aangifte doen bij het openbaar ministerie. Bron: USK.

12. Overzicht van geconstateerd misbruik

Het ministerie beschikt over een procedure dat er een overzicht wordt bijgehouden van geconstateerd misbruik bij subsidieverstrekking en analyseert deze gevallen. Bron: USK.

13. Afboeken resterende openstaande verplichting en openstaand voorschot in financiële administratie bij vaststelling subsidie

Het ministerie beschikt over een procedure waarbij wordt vastgesteld dat de resterende openstaande verplichting en het voorschot tijdig (binnen 30 dagen) en juist worden afgeboekt. Juist wil zeggen: op het juiste artikel en de juiste saldibalanspost, juiste budgetpositie, budgetplaats en grootboekrekening. Rond het jaareinde is het essentieel dat er geen verplichtingen en voorschotten meer openstaan die afgerekend zijn.

14. Reviewbeleid

Bij subsidies boven de € 125.000 mag een ministerie aan de subsidieontvanger een controleverklaring van een accountant vragen bij de subsidieverantwoording.
Het reviewen van deze audits is een onderdeel van het departementale toezichtbeleid. Het ministerie of de beleidsdirectie die verantwoordelijk is voor het verstrekken van subsidies moet een vastgelegd reviewbeleid hebben en uitvoeren. Dit reviewbeleid is gebaseerd op risicoanalyse. Verder moet een minimumaantal reviews worden uitgevoerd. Zo kan het ministerie middels deelwaarneming toetsen of de kwaliteit van de werkzaamheden van de accountant van de subsidieontvanger voldoende is.

15. Periodieke evaluatie van subsidieregelingen

Het ministerie beschikt over een procedure dat er een periodieke evaluatie van subsidieregelingen plaatsvindt. Dit betreft een evaluatie met specifieke aandacht voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit levert input voor het bijstellen van de subsidieregeling of het subsidieproces. (Bronnen: USK en CW 2016).

Wet- en regelgeving

Europese verdragen, verordeningen en richtlijnen

  • Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU), in het bijzonder artikelen 3 en 4;
  • Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie, in het bijzonder hoofdstuk 1 Regels betreffende de mededinging van Titel VII Gemeenschappelijke regels betreffende de mededinging, de belastingen en de onderlinge aanpassing van de wetgevingen;
  • Procedures aanmelden staatssteun, verordening (EU) 2015/1589 voor de toepassing van artikel 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie;
  • Algemene groepsvrijstelling voor (melden van) staatssteun; Verordening (EU) nr. 651/2014 en (amendement) Verordening (EU) 2017/1084;
  • Diverse vrijstellings- en de-minimisverordeningen.

Nederlandse wetten

  • De Algemene Wet Bestuursrecht (Awb), in het bijzonder titel 4.2 Subsidies;
  • Wet bestuurlijke boete meldingsplichten door ministers verstrekte subsidies;
  • Comptabiliteitswet 2016;
  • Departementale kaderwetten subsidies;
  • Wet terugvordering staatssteun.

Algemene maatregelen van bestuur

  • Besluit FEZ van het Rijk.

Ministeriële regelingen

  • Specifieke subsidieregelingen;
  • Regeling financieel beheer van het Rijk;
  • Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften;
  • Regeling vaststelling Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (ook wel Uniform Subsidiekader (USK) genoemd).

Ministeriële besluiten

  • Subsidiebeschikkingen.

Handleidingen (niet de status van wet- en regelgeving)

  • Handleiding ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik, ministerie van Financiën, juli 2022;
  • Het Raamwerk voor uitvoering van subsidies (RUS), ministerie van Financiën 2020;
  • Rijksbrede leidraad voor het tegengaan van Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) bij subsidies, ministerie van Financiën, december 2009;
  • Departementale registratie van ernstige onregelmatigheden bij subsidies, ministerie van Financiën, oktober 2019;
  • Reviewbeleid als sluitstuk van goed toezicht; een handreiking voor het waarborgen van betrouwbare verantwoordingsinformatie, ministerie van Financiën, juni 2002.