De minister is verantwoordelijk voor het materieelbeheer van zijn ministerie. We noemen dit ook de materiële bedrijfsvoering. Wij toetsen het materieelbeheer aan de relevante wet- en regelgeving. Daarnaast letten wij specifiek op een aantal belangrijke aspecten van het materieelbeheer, de zogenaamde ‘key controls’.

Als wij afwijkingen van de wet- en regelgeving constateren, of als een key control ontbreekt, zijn dit tekortkomingen. Die kunnen leiden tot (ernstige) onvolkomenheden. Daarbij is onder andere van belang:

  • Hoe lang deed de tekortkoming zich voor?
  • Hoe hoog was het financiële risico?
  • Hoe ernstig verstoorde de tekortkoming de bedrijfsvoering van het ministerie?

Algemene normen en nadere uitwerking

Wij onderzoeken de rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het materieelbeheer.

Key-controls

De kwaliteit van het materieelbeheer beoordelen wij aan de hand van de volgende 9 generieke beheersingsmaatregelen (key controls) en de uitwerking daarvan. We toetsen deze maatregelen in samenhang met elkaar.

1. Actuele risicoanalyse

Het ministerie heeft een risicoanalyse uitgevoerd op het materieelbeheer. De risicoanalyse wordt ten minste jaarlijks geactualiseerd en de resultaten worden juist en volledig vastgelegd.

De risicoanalyse bevat ten minste de volgende beheersmatige stappen:

  1. Inventariseren welke risico’s er (kunnen) zijn in het materieelbeheer.
  2. Inschatten welke kans er bestaat dat de risico’s zich zullen voordoen.
  3. Inschatten wat de gevolgen (effecten) zijn als de risico’s zich voordoen. De kans vermenigvuldigd met het effect geeft een indicatie van de omvang van het risico.
  4. Bepalen of en in welke mate die risico’s beheerst moeten worden. Dit kan met behulp van preventieve of repressieve maatregelen. Een voorbeeld van preventie is het nemen van beveiligingsmaatregelen. Repressieve maatregelen zijn bedoeld om de gevolgen van de risico’s op te vangen of te herstellen. Bijvoorbeeld een calamiteitenplan, met daarin adequate maatregelen onmiddellijk na een schade-evenement.
  5. Het treffen van preventieve en/of repressieve maatregelen om de risico’s respectievelijk te voorkomen of te verminderen.

De resultaten van de risicoanalyse en van daadwerkelijk opgetreden risico’s worden juist en volledig vastgelegd en bijgehouden.

2. Functiescheiding

De volgende functies zijn van elkaar gescheiden:

  • Beschikkende functie: medewerkers die inkopen doen, medewerkers die opdrachten geven tot uitgifte van materieel uit een magazijn, medewerkers die beslissen over het afstoten van goederen.
  • Bewarende functie: medewerkers die het materieel beheren.
  • Uitvoerende functie: medewerkers die met het materieel werken.
  • Controlerende functie: medewerkers die inventarisaties uitvoeren en controleren dat het materieel op een juiste wijze wordt onderhouden en opgeslagen. Maar ook een concerncontroller die toezicht houdt op het niveau van de organisatie.
  • Registrerende functie: medewerkers van de administratie die de voorraadadministratie bijhouden en eventueel verschillen afboeken.

De functiescheidingen en bijbehorende autorisaties moeten juist en volledig in de geautomatiseerde (ERP-)systemen zijn doorgevoerd. Daartoe moet een toereikend autorisatiebeheer aanwezig zijn. Toereikend betekent dat periodiek (minimaal jaarlijks) de juistheid en volledigheid van de toegekende autorisaties wordt gecontroleerd in relatie tot de functies en bijbehorende rollen (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden).

3. Voorraadadministratie

Activa/inventarisadministratie

Het ministerie houdt een inventarisadministratie bij van de aangewezen inventarisgoederen (de activa). De administratieve organisatie van het ministerie waarborgt de juistheid en volledigheid van de inventarisadministratie. Bijvoorbeeld via een verbandlegging tussen ontvangst en afgifte-opdrachten, pakbonnen, ontvangstbevestigingen, besluiten van overtolligstelling etc.

In de inventarisadministratie zijn ten minste de volgende gegevens vastgelegd:

  1. De plaats waar deze zaken zich binnen de organisatie moeten bevinden. Voor museale voorwerpen en voorwerpen met enige financiële waarde: ook het vertrek of de ruimte waar deze zich bevinden.
  2. Wie daarover het dagelijks beheer voert of wie daarvan dagelijks gebruikmaken.
  3. De jaarlijkse en cumulatieve afschrijvingen en bijzondere waardeverminderingen (alleen bij agentschappen.
  4. Voor museale voorwerpen: de conserveringseisen zoals temperatuur en relatieve luchtvochtigheid.
  5. Voor gevaarlijke en brandbare apparatuur: brandveiligheid- en opslageisen.

Voorraadadministratie

Het ministerie houdt een voorraadadministratie bij van de aangewezen voorraden. De administratieve organisatie van het ministerie waarborgt de juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie. Bijvoorbeeld via een verbandlegging tussen ontvangst en afgifte-opdrachten, pakbonnen, ontvangstbevestigingen, besluiten van overtolligstelling etc.

In de voorraadadministratie zijn ten minste de volgende gegevens vastgelegd:

  1. de aard van de in voorraad gehouden zaken in een bij elke zaak passende eenheid;
  2. de voorraadbehoefte en benodigde voorraadniveaus vastgesteld (soort en omvang);
  3. de aanwezige hoeveelheden, en de voorraadmutaties;
  4. de aanschafprijzen;
  5. de leveranciers;
  6. de locatie waar de voorraad wordt aangehouden;
  7. de namen van de voorraadbeheerders en van de beschikkende functionarissen.

Doel van deze administratie is het:

  • registreren van de hoeveelheden per soort materieel;
  • signaleren van het bereiken van de bestelvoorraden;
  • signaleren van verouderde voorraad;
  • signaleren van te grote voorraden.

4. Inventarisatie

  • De minister wijst (op basis van risico’s) aan welke roerende en onroerende zaken ten minste eenmaal per jaar op aanwezigheid worden gecontroleerd. Dit gebeurt op niet vooraf aangekondigde momenten. En de controle vindt plaats door een andere functionaris dan de beheerder van de inventaris en de administrateur van de inventaris. Deze controle vindt plaats door middel van list-to-floor en floor-to-list. List-to-floor wil zeggen dat je uit de administratie een lijst haalt van alle voorraden/activa die aanwezig zouden moeten zijn en vervolgens kijkt of deze inderdaad aanwezig zijn. Dit is een controle op juistheid van de administratie. Floor-to-list is dat je de voorraad in het magazijn/de aanwezige activa telt en deze vervolgens vergelijkt met de administratie. Dit is een controle op volledigheid van de administratie.
  • Voorraden waarvoor de minister heeft bepaald dat een voorraadadministratie moet worden bijgehouden, worden ten minste eenmaal per jaar gecontroleerd op aanwezigheid. Dit gebeurt op niet vooraf aangekondigde momenten. En de controle vindt plaats door een andere functionaris dan de voorraadbeheerder of magazijnmeester en voorraadadministrateur. Ook deze controle vindt plaats door middel van list-to-floor en floor-to-list.
  • Afhankelijk van de risico’s wordt de aanwezigheid van voorraden vaker per jaar gecontroleerd.
  • Inventarisatieresultaten worden aangesloten op de administratie van de desbetreffende voorraden of inventarisgoederen.
  • Verschillen worden tijdig uitgezocht en in de administratie vastgelegd.

NB Alle roerende zaken hoeven niet allemaal elke periode integraal geïnventariseerd te worden. Partieel roulerende inventarisatie is ook toegestaan, als dit op basis van risico-inschatting mogelijk is.

5. Bruikleenregister

Voor materieel dat in bruikleen is gegeven aan personeel beschikt het ministerie over een register waarin is bijgehouden welke medewerker welk materieel in bruikleen heeft. Bijvoorbeeld telefoons, tablets, laptops en leaseauto’s. Materieel in bruikleen moet uniek genummerd zijn. Het ministerie ziet toe op het correct gebruik van het materieel in bruikleen. Bij uitdiensttreding wordt het materieel in bruikleen weer ingeleverd.

6. Meerjarig onderhoudsplan

Het ministerie beschikt over een meerjarig onderhoudsplan. Daarin is bijgehouden op welk moment en op welke wijze materieel wordt onderhouden, zodat het niet onnodig snel veroudert.

7. Meerjarig investeringsplan

Het ministerie beschikt over een meerjarig investeringsplan. Daarin is bijgehouden hoe oud het bestaande materieel is en welk materieel in de toekomst nodig is. Zo is duidelijk welk materieel in de toekomst gekocht moet worden. Hierdoor ontstaat geen tekort in materieel.

NB Dit is ook een key control bij het inkoopproces. Op basis van het meerjarig investeringsplan kan het ministerie aanbestedingen en inkopen tijdig starten.

8. Procedure voor opslag van materieel

Het ministerie richt een procedure in voor de opslag van het materieel. De wijze van opslag hangt af van de risico’s, het soort materieel, de waarde en de frequentie van gebruik.

  • Het ministerie beslist of de opslag van materieel in een ruimte plaatsvindt die fysiek open of gesloten is. Bij een gesloten magazijn hebben alleen bevoegde medewerkers toegang tot deze ruimte.
  • Het ministerie beslist of de ontvangst en afgifte van materieel in en uit het magazijn plaatsvindt tegen kwijting of niet. Dat wil zeggen dat een magazijnmedewerker alleen materieel in ontvangst mag nemen en afgeven als hier geautoriseerde documenten voor zijn, zoals een inkooporder of opdracht tot uitgifte.
  • Het ministerie beslist over hoe het materieel wordt opgeslagen. Voor specifiek materieel kan het nodig zijn deze onder bepaalde omstandigheden op te slaan. Daartoe geautoriseerde medewerkers controleren periodiek, maar minimaal jaarlijks, in (secundaire) functiescheiding of de opslag voldoet aan specifieke wet- en regelgeving zoals milieu- en brandveiligheidswetgeving.

9. Procedure voor afstoten overtollige activa

Het ministerie heeft een procedure over hoe om te gaan met goederen die overtollig zijn geworden. Deze procedure bevat in ieder geval de volgende elementen:

  • Blijkt uit een periodieke inventarisatie dat roerende zaken niet meer nodig zijn voor het beleid en de bedrijfsvoering? Dan neemt de minister zo snel mogelijk een besluit dat deze zaken worden afgestoten. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een formulier 'buitengebruikstelling'.
  • De minister informeert Domeinen Roerende Zaken binnen 1 maand over een besluit tot het overtolligstellen van de roerende zaak.
  • De minister draagt het beheer van de roerende zaken die overtollig zijn gesteld over aan Domeinen Roerende Zaken. Dit gebeurt op een manier die Domeinen Roerende Zaken aangeeft.

Een daartoe geautoriseerde medewerker controleert, in (secundaire) functiescheiding, op de overeenstemming tussen het overzicht van overtollige en afgestoten verklaarde goederen, de afgiftebonnen van de voorraadbeheerder hierover en de ontvangstbevestigingen, mededelingen of schriftelijke goedkeuringen (bij afstoting in eigen beheer) van respectievelijk Domeinen Roerende Zaken, het Rijksvastgoedbedrijf of de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed van het ministerie van OCW.

Wet- en regelgeving

Nederlandse wetten

  • Comptabiliteitswet 2016 (CW 2016);
  • Burgerlijk Wetboek, Boek 2, Titel 9 (voor de waardering van roerende en onroerende zaken);
  • Burgerlijk Wetboek, Boek 3, artikel 1 t/m 10;
  • Erfgoedwet;
  • Archiefwet.

Ministeriële regelingen

  • Regeling materieelbeheer roerende zaken van het Rijk;
  • Regeling beheer onroerende zaken Rijk 202024;
  • Regeling agentschappen (tot 1 januari 2025);
  • Regeling agentschappen 2024 (vanaf 1 januari 2025);
  • Regeling beheer rijkscollectie en subsidiering museale instellingen;
  • Regeling rijksbegrotingsvoorschriften;
  • Archiefbesluit;
  • Besluit taak RVB.

Verslaggevingsstandaarden

  • Richtlijnen voor de jaarverslaggeving.