De eisen die de EU stelt aan het sturen op en verantwoording afleggen over de resultaten die worden bereikt met projecten die zijn gefinancierd met EU-geld zijn opgenomen in de regelgeving, zoals het Financieel Reglement van de EU en de fonds-specifieke verordeningen. Voordat de EU-geld toezegt vanuit de EU-fondsen aan de lidstaten moet eerst aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Zo stelt de EU eisen aan het maken van een probleemanalyse, aan de nationale plannen die op basis daarvan worden gemaakt, aan de doelen en indicatoren die daarin worden opgenomen en aan de verantwoording en evaluatie van de plannen.
Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven. In de kern is dit voor alle EU-fondsen gelijk.
Beeld: Toegevoegde waarde EU subsidies, Algemene Rekenkamer (2022)
Verdeling van verantwoordelijkheden voor EU-subsidies in gedeeld beheer. Zowel de EU als de lidstaat is verantwoordelijk voor de subsidies in gedeeld beheer. Op EU-niveau wordt de ‘nationale envelop’ vastgesteld (op welk bedrag kan een lidstaat per fonds maximaal aanspraak maken). Op lidstaatniveau zijn de verantwoordelijke autoriteiten verantwoordelijk voor de invulling van de nationale envelop en het opstellen van programma's voor de fondsen. De projecten leveren prestaties en effecten op.
Uit de EU-regelgeving volgt dat dat de lidstaten in de nationale programma’s doelen moeten stellen in de vorm van indicatoren en de te bereiken waarden daarvan. Dit zijn indicatoren voor het meten van de resultaten. Deze indicatoren vormen vervolgens de basis voor de verantwoording over de resultaten die zijn behaald. Tijdens de uitvoering van de programma’s moeten de nationale autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de fondsen periodiek rapporteren aan de Europese Commissie over de uitgaven en de tot dan toe behaalde resultaten. Daarnaast zijn de lidstaten verplicht een tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie uit te voeren. Ook deze evaluaties worden aan de Europese Commissie gestuurd.