Reglement van Orde van de Algemene Rekenkamer
Vastgesteld in de collegevergadering van 27 november 2018
De Algemene Rekenkamer,
Gelet op artikel 7.7 van de Comptabiliteitswet 2016 (Cw 2016), besluit voor haar werkzaamheden het Reglement van orde als volgt vast te stellen:
Artikel 1
- De besluiten van de Algemene Rekenkamer worden genomen in de vergadering van het college, gebaseerd op het uitgangspunt van collegiaal bestuur.
- Het college kan de president, de overige leden of de secretaris machtigen tot het nemen van bepaalde besluiten.
- Besluiten van spoedeisende aard kunnen worden genomen door de president. Zo mogelijk vindt raadpleging plaats van de overige leden in gewone dienst. Voor zover de bedoelde besluiten betrekking hebben op werkzaamheden waaraan leden in buitengewone dienst deelnemen, worden zo mogelijk ook deze leden geraadpleegd. De secretaris geeft in de volgende vergadering van het college kennis van besluiten die via de spoedprocedure tot stand zijn gekomen.
Artikel 2
- Het college vergadert als regel eenmaal per week; de secretaris woont de vergadering bij en is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen. Hij kan deze taak bij een mede¬werker beleggen.
- De president nodigt een lid in buitengewone dienst uit voor het deel van de vergadering waarin de werkzaamheden waaraan dit lid heeft deelgenomen of zal deelnemen, aan de orde komen.
- Een lid in gewone dienst kan tijdelijk worden vervangen door een lid in buitengewone dienst.
- Het college vergadert ten minste viermaal per jaar in aanwezigheid van de leden in buiten¬gewone dienst.
- Het college vergadert ten minste eenmaal per jaar met het Audit Advisory Committee.
- De president roept een buitengewone vergadering bijeen, zo dikwijls hij dit nodig oordeelt of één van de leden in gewone dienst dit verlangt.
Artikel 3
- Het college regelt ter vergadering de verloven van de leden in gewone dienst en de secretaris. Collegeleden en secretaris stellen elkaar tijdig op de hoogte van te plannen verlof. Uitgangspunt is verlof te nemen in de periodes van parlementair reces, waarin de Algemene Rekenkamer niet publiceert.
- Indien de president verhinderd is deel te nemen aan de werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer geeft hij daarvan kennis aan het lid in gewone dienst dat hem tijdens zijn afwezigheid vervangt. Vervanging geschiedt in volgorde van benoeming, te beginnen met het lid met de langste benoemingstermijn. Bij een benoeming van twee collegeleden op dezelfde datum is de leeftijd bepalend. De overige leden en de secretaris geven van verhindering kennis aan de president.
- Bij voorziene afwezigheid van een lid in gewone dienst zorgt de secretaris, indien nood-zakelijk, voor tijdige oproeping van een lid in buitengewone dienst.
Artikel 4
Conform artikel 7.4 lid 4 van de Cw 2016 zorgt de president voor openbaarmaking van een opgave van de overige betrekkingen van de leden in gewone dienst, de leden in buiten-gewone dienst en de secretaris. In de Staatscourant wordt daarover een mededeling geplaatst met een link naar de website van de Algemene Rekenkamer met het actuele over-zicht. Een overzicht van nevenfuncties wordt tevens opgenomen in het verslag van werk-zaamheden; hierbij wordt teruggekeken op alle overige betrekkingen van het betreffende jaar.
Artikel 5
- Het college hanteert een portefeuilleverdeling. Een lid in gewone dienst is belast met de voorbereiding van de voorstellen en rapporteert over de voortgang in een collegeverga-dering aangaande zijn portefeuilles.
- Een lid in buitengewone dienst is belast met de voorbereiding van de voorstellen voor de werkzaamheden waaraan het lid in buitengewone dienst op verzoek van de president deelneemt en rapporteert over de voortgang in een collegevergadering.
- Het college stelt de werkwijze vast voor de totstandkoming van en de besluitvorming over het werkprogramma en de rapporten van de Algemene Rekenkamer. De secretaris draagt zorg voor de vertaling daarvan in de administratieve organisatie en de interne controle voor het onderzoeksproces.
Artikel 6
- De secretaris is belast met de ambtelijke leiding van de Algemene Rekenkamer. Nadere bepalingen zijn opgenomen in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer.
- De secretaris biedt het college voor het einde van het kalenderjaar zijn op de begroting berustende jaarplan aan, ter bespreking in een collegevergadering. Gehoord het college stelt de secretaris vervolgens het jaarplan vast.
- Bij afwezigheid van de secretaris treedt, indien en voor zover noodzakelijk voor de voort¬gang van de werkzaamheden, de waarnemingsregeling secretaris in werking.
- Bij langdurige afwezigheid van de secretaris besluit het college hoe om te gaan met de taken en bevoegdheden van de secretaris zoals opgenomen in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer. In verband met de wettelijke termijnen op het gebied van personeelsaangelegenheden worden in dat geval de specifieke bevoegd¬heden voor het personeel tijdelijk bij de president belegd. Bij kortdurige afwezigheid van de secretaris worden besluiten inzake personeelsaangelegenheden aangehouden tot na zijn terugkeer.
Artikel 7
- Voor elke vergadering wordt door de secretaris in overleg met de president een agenda opgesteld. Collegeleden kunnen vooraf agendapunten inbrengen.
- De op deze agenda geplaatste aangelegenheden worden alleen in de vergadering behan-deld voor zover deze tijdig ter kennis zijn gebracht van de aanwezige leden en van de secretaris.
- De agenda wordt ter vergadering gezamenlijk vastgesteld.
Artikel 8
- De president leidt de vergaderingen van het college.
- Bij de besluitvorming wordt het uitgangspunt van collegiaal bestuur gehanteerd; dat wil zeggen het streven naar consensus. Zo nodig kan tot stemming worden overgegaan.
- De leden in buitengewone dienst en na hen de leden in gewone dienst stemmen in de verga¬dering in volgorde van benoeming, te beginnen met het lid met de kortste benoe-mingstermijn en indien die gelijk is, met het lid met de laagste leeftijd. De president stemt het laatst.
- Indien over personen besloten moet worden vindt een geheime stemming plaats. Hierbij is de Procedure geheime stemming van toepassing die als bijlage is opgenomen van dit Reglement van orde. Ook in andere gevallen kan het college besluiten dat het overgaat tot een geheime stemming.
- Een collegelid dat zich niet heeft kunnen verenigen met enig genomen besluit, kan zijn mening, met redenen omkleed, in de notulen laten opnemen.
Artikel 9
- In de vergadering van het college komen in elk geval de volgende agendapunten aan de orde:
- het vaststellen van de agenda;
- het doen van mededelingen;
- de vaststelling van de notulen van de vorige vergadering;
- de stand van zaken wat betreft de publicaties;
- het rapporteren en besluiten over voorstellen die door de leden en de secretaris zijn ingebracht;
- het rapporteren over bestuurlijke contacten en mediacontacten van de leden en de secretaris in de week voorafgaand aan en volgend op de vergadering;
- het rapporteren en besluiten over procedurele aangelegenheden;
- de rondvraag.
- De secretaris draagt zorg voor het delen van informatie met het college over de werkzaam¬heden die vallen onder zijn mandaat.
Artikel 10
- Voor 1 september van elk jaar beoordeelt het college zijn eigen functioneren, zijn relatie met de organisatie en zijn extern functioneren.
- Tijdens deze vergadering bespreekt het college tevens het functioneren van de secretaris. Het college kan de secretaris verzoeken bij de bespreking van dit onderwerp de vergadering te verlaten.
- De president gebruikt het resultaat van de bespreking als bedoeld in lid 2 voor het voeren van een functioneringsgesprek met de secretaris. Het functioneringsgesprek en de verdere procedure verlopen conform de voorschriften die voor ambtenaren gelden, waarbij de president als formeel leidinggevende optreedt.
Artikel 11
- Brieven namens de Algemene Rekenkamer worden ondertekend door de president en de secretaris, voor zover het college niet anders bepaalt.
- De door de Algemene Rekenkamer verrichte privaatrechtelijke rechtshandelingen worden ondertekend door de president en de secretaris, tenzij anders is bepaald.
Artikel 12
Voor zover het college niet anders heeft beslist, worden de bij de Algemene Rekenkamer ingekomen brieven en andere stukken, vergezeld van een onder toezicht van de secretaris vervaardigde agenda, zo spoedig mogelijk ter kennis van de leden in gewone dienst gebracht; zij worden tevens doorgezonden aan het dienstonderdeel of de ambtenaar met de behandeling belast. Aan collegeleden persoonlijk gerichte correspondentie wordt direct aan het betreffende collegelid doorgestuurd.
Artikel 13
Tweemaal per jaar in de maanden juli en januari brengt de secretaris een portefeuille in lezing met daarin een per persoon uitgesplitst overzicht van de bestuurskosten van college en secre¬taris van het daaraan voorafgaande half jaar. Het college stelt het overzicht vervolgens in een collegevergadering vast. In het verslag van werkzaamheden wordt het totaaloverzicht, per persoon per jaar, openbaar gemaakt.
Artikel 14
In overige aangelegenheden de Algemene Rekenkamer betreffende, waarin bij dit reglement niet is voorzien, beslist het college.
Artikel 15
Het reglement van orde, vastgesteld door de Algemene Rekenkamer bij Besluit van 5 december 2017, nr. 17007900 vervalt met ingang van de inwerkingtreding van dit reglement.
Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de Algemene Rekenkamer van 27 november 2018.
Den Haag, 12 december 2018
drs. A.P. (Arno) Visser,
president
drs. C. (Cornelis) van der Werf,
secretaris
Toelichting
Algemeen
Dit Reglement van orde komt in de plaats van het Reglement van orde van 5 december 2017. In dit reglement wordt ook ingegaan op de positie van de leden in buitengewone dienst. Hun positie is vastgelegd in de Cw 2016 en wel in artikel 7.2:
Leden in buitengewone dienst
- De leden in buitengewone dienst kunnen door de president worden opgeroepen om deel te nemen aan bepaalde werkzaamheden en hebben met betrekking tot die werkzaamheden dezelfde bevoegdheden als de leden in gewone dienst. De leden in buitengewone dienst maken dan tevens deel uit van het college van de Algemene Rekenkamer.
- Een lid in buitengewone dienst vervangt een lid in gewone dienst gedurende diens voorziene afwezigheid of ontstentenis.
De situatie van lid 1 betekent in de praktijk dat een lid in buitengewone dienst bij een aan hem toegedeeld onderzoeksproject meevergadert en stemt over dat specifieke project. Het college kan dan uit 4 stemgerechtigde leden bestaan.
In de situatie van lid 2 functioneert een lid in buitengewone dienst in plaats van een collegelid en heeft dan dezelfde bevoegdheden wat betreft het volledige werkgebied van de Algemene Rekenkamer.
Bij de artikelen waar dit nodig wordt geacht, wordt hieronder een korte toelichting gegeven.
Artikel 4
Artikel 7.4 lid 4 van de Cw 2016 schrijft voor dat de president de betrekkingen die de leden en de secretaris buiten hun ambt vervullen openbaar maakt. De Cw 2016 schrijft niet voor wanneer deze betrekkingen openbaar moeten worden gemaakt. Omdat de wet geen onderscheid maakt tussen leden in gewone dienst en leden in buitengewone dienst is deze laatste cate¬gorie toegevoegd aan dit artikel.
Artikel 8 lid 4
In het Reglement van orde ontbrak een bepaling over de geheime stemming. Dit is aan de orde bij het opstellen van een aanbevelingslijst van ten minste 4 personen voor de Tweede Kamer in het kader van de benoemingsprocedure voor collegeleden. De Procedure geheime stemming regelt de interne stemmingsprocedure.
Artikel 9
Dit artikel is aangepast aan de huidige situatie. Daarnaast zijn wijzigingen doorgevoerd waarmee getracht wordt het verloop van de vergadering verder te stroomlijnen.
Artikel 10 lid 1
Het college wenst zijn functioneren eenmaal per jaar te evalueren. Het agendapunt over het functioneren van het college wordt voorbereid door de president en de secretaris gezamenlijk. De secretaris draagt er zorg voor dat de inbreng van de andere leden en de organisatie bij deze voorbereiding wordt betrokken. Hij kan tevens de mening van de leden in buitengewone dienst vragen. De president besluit of de leden in buitengewone dienst voor (een deel van) deze vergadering worden opgeroepen.
Artikel 10 lid 2 en 3
De secretaris van de Algemene Rekenkamer is rijksambtenaar. Zijn functioneren dient jaarlijks beoordeeld te worden. Na consultatie van de overige leden in gewone dienst hanteert de president hiertoe de procedure en formulieren als voor ambtenaren gebruikelijk. Dat wil zeggen dat president en secretaris een functioneringsgesprek voeren en dat de resultaten daarvan vastgelegd worden.
Bijlage 1 Procedure geheime stemming
De Algemene Rekenkamer
Gelet op de artikelen 7.1 derde lid en 7.3 van de Comptabiliteitswet 2016 en gelet op artikel 8 vierde lid van het Reglement van orde
Besluit
Met betrekking tot de stemming voor het opmaken van de aanbevelingslijst van kandidaten voor het lidmaatschap en het lidmaatschap in buitengewone dienst de volgende regeling vast te stellen:
Artikel 1
De stemming geschiedt bij briefjes, voor elke plaats op de voordracht of aanbeveling afzonderlijk.
Artikel 2
De secretaris maakt proces-verbaal op van het verloop der stemmingen. Het proces-verbaal is ingericht volgens het model bij deze regeling vastgesteld.
Artikel 3
De president vergelijkt de aantekeningen van de stemmingen in het proces-verbaal met de briefjes en voorziet na elke beslissende stemming het proces-verbaal van zijn handtekening. De briefjes worden vervolgens vernietigd.
Artikel 4
Blanco stembriefjes tellen voor de bepaling van de meerderheid niet mee.
Artikel 5
Voor elke plaats op de aanbevelingslijst is de eerste stemming geheel vrij. Indien geen der kandidaten bij de eerste stemming de meerderheid der stemmen heeft verkregen, wordt tot een tweede, eveneens geheel vrije stemming overgegaan.
Artikel 6
Indien bij de tweede, vrije stemming op drie verschillende kandidaten is gestemd, wordt vervolgens eerst gestemd tussen twee van die kandidaten te kiezen door loting, daarna tussen de bij die stemming afgevallen en de niet in stemming gebrachte kandidaat. Tenslotte tussen de kandidaten, die bij vorenbedoelde stemmingen de meerderheid hebben verkregen.
Artikel 7
Indien bij de tweede vrije stemming de stemmen tussen twee kandidaten staken, beslist het lot, tenzij die stemmen staken doordat een lid blanco heeft gestemd. In dat geval wordt over die kandidaten opnieuw gestemd. Wanneer de stemmen dan weer staken, beslist het lot.
Artikel 8
Zo nodig zijn bij latere stemmingen de artikelen 6 en 7 van overeenkomstige toepassing.
Artikel 9
Wanneer zich bij de stemming onvoorziene gevallen voordoen, wordt deswege door de vergadering bij meerderheid van stemmen beslist.
Artikel 10
De regeling, vastgesteld door de Algemene Rekenkamer bij besluit van 21 december 1995, afd. nr. 1420 komt hiermee te vervallen.
Artikel 11
Deze regeling kan worden aangehaald als de Procedure geheime stemming.
De Algemene Rekenkamer
Proces-verbaal van het verloop der stemmingen, als bedoeld in artikel 2 van dit besluit, tot regeling van de stemming voor het opmaken van de aanbevelingslijst van kandidaten voor het lidmaatschap en het lidmaatschap in buitengewone dienst, ingevolge artikel 7.1 derde lid en artikel 7.3 van de Comptabiliteitswet 2016 en ingevolge artikel 8 vierde lid van het Reglement van orde.
Vergadering van xx-xx-xxxx
| Verloop der stemmingen | Handtekening van de president |
|---|---|
| 1. | |
| 2. | |
| 3. | |
| 4. |