Aanpak ICT Rijk verbeterd, maar nog door te ontwikkelen

CIO: geef prioriteit aan informatievoorziening ten behoeve van het beleid

De manier waarop het Rijk grote ICT-projecten beheert is sinds 2008 verbeterd, maar moet nog verder doorontwikkeld worden. De departementale Chief Information Officer (CIO), die de verbinding moet leggen tussen beleid en informatiesystemen, heeft de afgelopen jaren een positie verworven op de ministeries, maar functioneert nog niet overal zoals bedoeld. Ook andere instrumenten die helpen bij de beheersing van vaak complexe ICT-projecten, zoals ICT-haalbaarheidstoetsen en een ICT-dashboard, kunnen beter gebruikt worden. Dat schrijft de Algemene Rekenkamer in het rapport ‘Aanpak van ICT door het Rijk 2012; lessons learned’ dat op 28 maart 2013 verschijnt.

De Algemene Rekenkamer deed in 2007 en 2008 op verzoek van de Tweede Kamer onderzoek naar het falen van ICT-projecten bij de rijksoverheid. Daaruit bleek onder andere dat ICT-projecten niet altijd de gewenste resultaten opleveren, langer duren dan gepland en meer kosten dan begroot. Sindsdien heeft het Rijk verschillende instrumenten ingezet om hier verbetering in te brengen. In het rapport dat op 28 maart 2013 verschijnt bekijkt de Algemene Rekenkamer wat de huidige stand van zaken is. Bij de Rijksoverheid liepen eind 2011 49 grote en risicovolle ICT-projecten die samen 2,4 miljard euro kosten.

Verdere versterking positie CIO richting beleid gewenst

Alle ministeries beschikken sinds enkele jaren over een CIO die een schakelfunctie moet vervullen tussen de leiding van het departement en de informatievoorziening. Een CIO is een functionaris op het strategische niveau van een organisatie die de schakel is tussen de organisatie en de informatievoorziening. De CIO is ook degene die informatiemanagement op de bestuurlijke agenda kan krijgen. De CIO is als het ware de souffleur van de leiding van een organisatie, en zit bij die leiding ‘aan tafel’ als het gaat om organisatievraagstukken in relatie tot de informatievoorziening (zie ook het rapport Lessen uit ICT-projecten bij de overheid; Deel B van de Algemene Rekenkamer uit 2008).
Feitelijk richten de CIO’s zich echter vooral op de bedrijfsvoering, zoals de zorg voor de ICT-infrastructuur (een voorbeeld is de ontwikkeling van één type Rijkswerkplek voor alle ambtenaren). Daardoor kan het gebeuren dat vraagstukken over de informatievoorziening op de beleidsterreinen nog altijd onvoldoende aandacht krijgen.
Volgens de Algemene Rekenkamer zouden CIO’s meer prioriteit moeten geven aan de informatievoorziening ten behoeve van het beleidsveld en op alle departementen een plaats moeten hebben in de bestuursraad van het departement. Vanuit zo’n positie in de ambtelijke top kan de CIO tijdig advies geven en meebeslissen over de ICT-component van beleidsvraagstukken.

Gateway Review in gebruik, andere instrumenten nog door te ontwikkelen

De Gateway Review is een kwaliteitstoets om ICT-projecten op cruciale beslissingsmomenten door te lichten. Hierbij worden ook deskundigen van buiten het project betrokken. Een Gateway Review kan bijvoorbeeld leiden tot het stoppen van een project, wanneer uit de review blijkt dat het gewenste resultaat niet haalbaar is. Uit het onderzoek van de Algemene Rekenkamer blijkt dat het instrument van de Gateway Review steeds meer gebruikt wordt en dat de ervaringen van gebruikers positief zijn. Tegelijkertijd constateert de Algemene Rekenkamer dat andere instrumenten, zoals projectportfoliomanagement, ICT-haalbaarheidstoetsen, business cases en het ICT-dashboard  weliswaar regulier worden toegepast, maar nog niet volwassen zijn. De Algemene Rekenkamer beveelt daarom aan dat het ICT-dashboard een compleet beeld van de kosten en de baten over de hele levensduur van een project zou moeten bevatten. Dan is het met de informatie uit het ICT-dashboard mogelijk om de business case van ICT-projecten en de ontwikkeling daarin te beoordelen.

Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer

De minister van Wonen en Rijksdienst deelt veel conclusies van het onderzoek. De Algemene Rekenkamer noemt het in haar nawoord ‘jammer’ dat de minister de aanbeveling om de CIO lid te maken van de bestuursraad niet overneemt. De Algemene Rekenkamer wijst in dat kader op de mogelijkheden die ICT biedt om een continue en open informatievoorziening te realiseren tussen de verschillende onderdelen van de Rijksoverheid, maar ook tussen Rijksoverheid en decentrale overheden en Rijksoverheid en Tweede Kamer. Die informatievoorziening is cruciaal om sturing op de uitvoering van beleid en de verantwoording daarover met gebruikmaking van nieuwe technieken mogelijk te maken.