Bedrijfsvoering

Volgens de Comptabiliteitswet 2016 moet de Algemene Rekenkamer een oordeel geven over het financieel beheer, het materieelbeheer en de ten behoeve van dat beheer bijgehouden administraties van het ministerie en over de deugdelijke totstandkoming van de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag en de kwaliteit van deze informatie.

Onder bedrijfsvoering verstaan we de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen halen. Het gaat om de sturing en beheersing van zowel de primaire processen als van de ondersteunende processen. Ook de bedrijfsvoeringsprocessen zelf rekenen we tot de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering van een ministerie bestaat onder meer uit de volgende elementen:

  • financieel beheer;
  • materieelbeheer;
  • administratie van het financieel beheer en het materieelbeheer;
  • managementcontrolsysteem;
  • integriteitsbeleid;
  • informatiebeveiliging;
  • IT-beheer;
  • toezicht.

Omdat het niet mogelijk is alle relevante elementen jaarlijks te toetsen is een meerjarige aanpak ontwikkeld. Deze meerjarige aanpak is beperkt tot de elementen die een directe relatie hebben met de financiële informatie in de jaarverslagen. Met deze aanpak wordt eens in de drie jaar een gerichte audit uitgevoerd naar de belangrijkste beheersingsmaatregelen (key controls) van het financieel beheer. Zijn er geen bevindingen dan is vastgesteld dat de key controls functioneren en wordt hier in beginsel in de twee daaropvolgende jaren geen aandacht meer aan besteed. Zijn er wel bevindingen (onvolkomenheden) dan volgt er automatisch een follow-up.

Wij beoordelen per organisatieonderdeel van een ministerie de relevante bedrijfsvoeringselementen. Zo krijgen wij een totaalbeeld van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. In tabelvorm ziet dat er als volgt uit.

Totaalbeeld bedrijfsvoering

Ministerie en bedrijfsvoering

Ministers moeten in hun jaarverslag een bedrijfsvoeringsparagraaf opnemen. In de bedrijfsvoeringsparagraaf doet de minister verslag van relevante zaken of tekortkomingen in het financieel beheer en het materieelbeheer. Verder gaat de minister in op overige aspecten van de bedrijfsvoering, zoals informatievoorziening. Eventuele tekortkomingen in de totstandkoming van de beleidsinformatie staan ook in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Het is belangrijk dat de bedrijfsvoering van een ministerie goed functioneert. Als dat niet het geval is, dan bestaat de kans dat het ministerie onrechtmatig geld uitgeeft of dat de minister zijn doelen en prestaties niet haalt.

Waarborgen voor rechtmatigheid

Wij onderzoeken of de bedrijfsvoering voldoende waarborgen bevat voor een rechtmatige inning en besteding van publiek geld. We kijken of:

  • er heldere regels en procedures zijn;
  • de regels voldoende bekend zijn binnen het departement;
  • de naleving ervan goed wordt bewaakt;
  • er evaluaties en controles zijn ingebouwd;
  • de regels en procedures worden aangepast als dat nodig is;
  • de administratie ordelijk en controleerbaar is;
  • de geautomatiseerde systemen goed werken.

Wat zijn (ernstige) onvolkomenheden?

Als we vinden dat de bedrijfsvoering onvoldoende waarborgen bevat voor een beheerst bedrijfsvoeringsproces, dan noemen wij dat een onvolkomenheid.
We spreken van een ernstige onvolkomenheid als deze bijvoorbeeld:

  • leidt of kan leiden tot disfunctioneren van het financieel beheer;
  • betrekking heeft op kritieke processen;
  • wijd verbreid is binnen het ministerie of structureel van aard is;
  • leidt tot aanzienlijke financiële risico’s.

Wij geven ook aan welke risico’s voor rechtmatigheid en doelmatigheid aan de gesignaleerde (ernstige) onvolkomenheden verbonden zijn. Vervolgens doen wij aanbevelingen voor mogelijkheden om de bedrijfsvoering te verbeteren.