Rapport bij het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van BZ

Bedrijfsvoering van goed niveau

De Algemene Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar het Jaarverslag 2012 en de bedrijfsvoering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

De Algemene Rekenkamer constateert in 2012 geen onvolkomenheid meer in de bedrijfsvoering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het ministerie is erin geslaagd om het archief- en dossierbeheer te verbeteren.  Door de bezuinigingstaakstellingen en de personeelsreductie zal het een uitdaging worden om de bedrijfsvoering zo te houden. De regionalisering van het postennetwerk in het buitenland leidt tot efficiencywinst en kostenbesparing. De voorziene besparing van € 8,6 miljoen door de invoering van Regionale Service Organisaties lijkt ruimschoots te worden behaald.

Maatregelen bedrijfsvoering hebben resultaat

In het verleden bestonden bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken hardnekkige problemen in de bedrijfsvoering. Het ministerie heeft de afgelopen jaren maatregelen getroffen om processen te verbeteren en de resultaten actief te monitoren. Dat heeft resultaat gehad, de bedrijfsvoering is van goed niveau. Het risico blijft dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering achteruit gaat als gevolg van bezuinigingen en personeelsreductie. De Algemene Rekenkamer beveelt aan de kwaliteit van de bedrijfsvoering goed te blijven monitoren.

Regionalisering postennetwerk komt op gang

Sinds 2010 worden de werkzaamheden van Buitenlandse Zaken in het buitenland op het gebied van de financiële administratie en consulaire zaken (paspoorten, visa) per regio geconcentreerd in Regionale Service Organisaties (RSO’s). Deze regionalisering moet leiden tot behoud en - waar mogelijk-  verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, efficiencywinst en kostenbesparing. De voorziene besparing lijkt ruimschoots te worden gehaald; de geraamde besparing is bijgesteld van € 8,6 miljoen naar € 11,4 miljoen structureel per jaar. Daarnaast is een efficiencyslag gemaakt. Uit de evaluatie eind 2013 van de zes al gestarte RSO´s zal hopelijk blijken dat de kwaliteit van de dienstverlening ten minste gehandhaafd zal zijn. Daarnaast vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor de inrichting van effectief toezicht op de RSO’s en de posten in het buitenland, en met name om de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer te onderscheiden van die van toezichthouder en object van toezicht.

Reactie minister van Buitenlandse Zaken en minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, nawoord Algemene Rekenkamer

De minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking zien het oordeel van de Algemene Rekenkamer als erkenning voor de inzet  en geven aan dat het departement zich ervan bewust is dat het behoud van de kwaliteit van de bedrijfsvoering geen vanzelfsprekendheid is. Zij nemen de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer over. De Algemene Rekenkamer waardeert dit en benadrukt het belang van de adequate inrichting van effectief toezicht op de RSO’s en de posten in het buitenland.

Over het ministerie

De uitgaven van het Ministerie van Buitenlandse Zaken bedroegen in 2012 € 10.774 mln. De personeelsomvang van het departement was in 2012 2.619 fte. De apparaatskosten dalen door de taakstelling van € 770 miljoen in 2013 tot € 578 miljoen in 2018. Dat wordt gerealiseerd door personeelsreductie en door veranderingen in de organisatie, waaronder de regionalisering van het postennetwerk in het buitenland.