Rapport bij het Jaarverslag 2011 Ministerie van Defensie

Centrale regie op verbetering van de bedrijfsvoering nodig

Het Ministerie van Defensie reorganiseert en bezuinigt. Dit is een grote opgave voor het departement. Niet alleen moet de krijgsmacht inzetbaar blijven, ook heeft het ministerie al verschillende jaren problemen in het financieel beheer en materieelbeheer, maar er is enige vooruitgang. De bedrijfsvoering van Defensie kent 17 onvolkomenheden, vijf minder dan vorig jaar.

Het materieelbeheer is verbeterd: van 12 naar 6 onvolkomenheden. Bij de centrale voorraadbedrijven zijn onvolkomenheden opgelost en het beheer van gevoelig materieel (wapen-, munitie- en cryptobeheer) is verbeterd. Het financieel beheer laat ook enige verbetering zien. Zo is het betaalgedrag verbeterd: Defensie betaalt 90 % van de facturen binnen 30 dagen. De verbeteringen in het financieel beheer zijn echter nog onvoldoende om de onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer vorig jaar constateerde op te heffen. Er is een nieuwe onvolkomenheid bijgekomen vanwege achterstanden in de screening van vertrouwensfuncties. 

Centrale regie is nodig

In 2011 was er binnen het ministerie nog onvoldoende centrale regie voor het op orde brengen van het beheer. Het ministerie heeft stappen gezet om de centrale regierol in 2012 vorm te geven. Dat is nodig om het reorganisatieproces en de verbeteringen in het financieel en materieel beheer bij Defensie op elkaar af te stemmen.

Programma SPEER verder vertraagd

Sinds 2005 werkt het ministerie aan een Defensiebreed financieel en materieellogistiek informatievoorzieningssysteem. Dit wordt gerealiseerd met het programma SPEER, dat van groot belang is voor het op orde krijgen van de bedrijfsvoering. SPEER is vertraagd en komt met name door de reorganisatie van het ministerie nog meer onder druk te staan. De reorganisatie, de ontwikkeling van het programma SPEER en het op orde brengen van het beheer zijn in grote mate afhankelijk van elkaars voortgang. Om ervoor te zorgen dat over al deze trajecten in samenhang wordt besloten en dat zij in samenhang worden geïmplementeerd, is goede afstemming noodzakelijk. De Algemene Rekenkamer vindt dat de minister hier heldere keuzes in moet maken en de Tweede Kamer moet informeren over de gevolgen hiervan voor zijn ambities om het beheer verder te  verbeteren.

Achterstanden in screening voor vertrouwensfuncties

De MIVD heeft als uitvoerder van screeningen van functionarissen die vertrouwensfuncties bij het Ministerie van Defensie bekleden aanzienlijke achterstanden. Dit betreft zowel nieuwe onderzoeken bij tussentijdse verhoging van het veiligheidsmachtigingsniveau als zogenoemde herhalingsonderzoeken. In sommige gevallen lopen de behandeltermijnen op tot ruim twee jaar. De Algemene Rekenkamer vindt dat de minister, ook met het oog op internationale verplichtingen, erop moet toezien dat medewerkers op vertrouwensfuncties tijdig een geldige Verklaring van Geen Bezwaar van het juiste niveau hebben.

Reactie van de minister en nawoord Algemene Rekenkamer

De minister geeft in zijn reactie aan dat het op orde brengen en houden van de Defensieorganisatie, waaronder de bedrijfsvoering, zijn primaire aandacht heeft. De minister neemt enkele aanvullende maatregelen, zoals versterkte procesbewaking op het verplichtingenbeheer en het inrichten van een regiefunctie bij de Hoofddirectie Bedrijfsvoering in oprichting. Tot zijn genoegen scoort het Ministerie van Defensie binnen het Rijk zeer goed op het informatiebeveiligingsbeleid en de bescherming van informatiesystemen. Voor de vertrouwensfuncties onderschrijft de minister onze bevinding over de achterstanden bij de MIVD. De minister geeft aan dat de MIVD maatregelen heeft genomen om de achterstand te verkleinen.  

Over het ministerie

De uitgaven van het Ministerie van Defensie bedroegen in 2011 € 8,16 miljard. De personeelsomvang van het departement was 63.509 fte. De financiële informatie in het jaarverslag is deugdelijk weergegeven en de jaarrekening en saldibalans zijn rechtmatig tot stand gekomen.