Vastgoedbeheer universiteiten kan beter
Eenduidige verantwoording goed voor onderlinge vergelijking
Het vastgoedmanagement van universiteiten is op orde, maar kan beter. Dat geldt ook voor het toezicht op het vastgoedbeheer door de raden van toezicht. Deze conclusie trekt de Algemene Rekenkamer na onderzoek naar het vastgoedbeheer van zes universiteiten. De in het onderzoek geselecteerde universiteiten geven een goed beeld van de variëteit van het vastgoed van de universiteitswereld: van historische panden tot aan hypermoderne, in eigendom of gehuurd.
De Algemene Rekenkamer waarschuwt dat ‘deze positieve boodschap geen garantie biedt voor de toekomst’. Aanleiding voor het onderzoek, dat volgde op een eerder onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar het financiële toezicht op de sector (2016), zijn de forse investeringen (3 miljard euro) die universiteiten voor de komende jaren hebben gepland. Daarbij is het volgens de Algemene Rekenkamer van belang alert te blijven, vanwege substantiële onzekerheden als veranderende studentenaantallen en de volatiele vastgoedmarkt. Verkeerde keuzes met vastgoed kunnen grote gevolgen hebben voor de financiële gezondheid van de instelling, en daarmee voor het onderwijs en onderzoek.
Eenduidigheid verzwaart administratieve last niet
De Algemene Rekenkamer pleit ook voor meer eenduidigheid in de manier waarop de universiteiten zich verantwoorden. Dan kunnen instellingen zich beter dan nu met elkaar vergelijken en leren van elkaars aanpak. In hun reactie op deze aanbeveling zeggen universiteiten dat dit op zich goed is, maar voorzien zij ook meer administratieve lasten. Daarnaast vinden zij dat zo’n eenduidigheid niet tot uniforme normen voor de huisvestingslasten mag leiden. De Algemene Rekenkamer benadrukt in haar nawoord dat het een misverstand is te denken dat eenduidigheid in verantwoording leidt tot meer administratieve druk en tot dezelfde normen voor iedereen. “Eerder het tegendeel, eenduidigheid maakt juist weloverwogen onderscheid goed zichtbaar.”
Zorg voor actuele vastgoedstrategie
Vastgoedbeheer is de tweede grote kostenpost voor de hogeronderwijsinstellingen, na de personeelskosten. De Algemene Rekenkamer beveelt de universiteiten dan ook aan om allereerst te zorgen dat er een actuele vastgoedstrategie is. Daarnaast is het zaak de checks-and-balances te versterken bij besluitvorming over vastgoed, zoals de rol van de raad van toezicht en de interne auditafdeling.
Aandacht voor flexibiliteit
De Algemene Rekenkamer vraagt ook aandacht voor de flexibiliteit in de vastgoedportefeuilles. Die flexibiliteit is van belang, omdat de Algemene Rekenkamer vaststelt dat het schatten van studentenaantallen lastiger is geworden. Dit komt doordat het onderwijsaanbod voor studenten ‘steeds competitiever en internationaler’ wordt. Verder beveelt de Algemene Rekenkamer aan om het inzicht in de bezettingsgraad van zowel onderwijs- als werkruimten te verbeteren.
Handreiking vastgoedbeheer
Naast het onderzoek heeft de Algemene Rekenkamer een handreiking gemaakt met de basisprincipes voor goed vastgoedmanagement. De handreiking is bedoeld als hulpmiddel voor bestuurders van alle publieke organisaties bij het opstellen van een vastgoedstrategie en voor raden van toezicht bij de controle op het vastgoedmanagement. Ook staat er in welke factoren moeten worden meegenomen bij de opzet van een risicoprofiel voor de eigen organisatie.