Besluit ondermandaat en volmacht directeuren Algemene Rekenkamer

Preambule en grondslag

Het college van de Algemene Rekenkamer heeft een aantal van zijn bevoegdheden gemandateerd aan de secretaris. Dit is vastgelegd in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer (besluit van 27 november 2018, nr. 18008000). Artikel 3 van dat besluit biedt de secretaris de mogelijkheid een aantal bevoegdheden in onder­mandaat bij onder hem ressorterende ambtenaren te beleggen. Het gaat om bevoegdheden op het gebied van het primair proces, de financiën en het personeel. Dit besluit legt dat vast. Als er in dit besluit onderscheid is tussen ‘directeur’ of ‘directeur staf’ dan wordt dat expliciet benoemd. Waar in dit besluit ‘zijn’ staat, wordt geacht ook ‘haar’ te kunnen staan.

De secretaris van de Algemene Rekenkamer,

Overwegende dat de secretaris een aantal bevoegdheden betreffende het

primair proces, de financiën en het personeel van de directies wenst te mandateren aan de directeuren;

Gelet op artikel 3 van het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer van 27 november 2018 (nr. 18008000);

Besluit

Het primair proces

Artikel 1

  1. Met het primair proces worden alle activiteiten en processen bedoeld binnen de Rekenkamer die bijdragen aan de externe impact van de Algemene Rekenkamer. Dit hoofdstuk ziet zowel op de bevoegdheden van de directeuren onderzoek (primair onderzoeksproces) als die van de directeur staf (primaire stafprocessen).
  2. De directeur wordt mandaat en volmacht verleend voor alle bevoegd­heden die betrekking hebben op het primair proces binnen zijn direc­tie, onverminderd de mandaatverlening in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer.
  3. Tot de aangelegenheden bedoeld in het eerste lid, behoren in ieder geval:
    a. de taken van integraal management (allocatie van mensen en mid­delen) binnen het primair proces;
    b. het leidinggeven aan de aan de directeur toegekende mede-werkers;
    c. het waarborgen van de efficiency en effectiviteit van producten en processen;
    d. het waarborgen van het werken vanuit het gemeenschappelijk be­lang van de Algemene Rekenkamer;
    e. de overige uitvoeringsaspecten van de primaire processen in zijn directie en voor de processen die ter ondersteuning daartoe dienen.

Artikel 2        

De directeur oefent zijn mandaat en volmacht uit met inachtneming van de aanwijzingen van het college, de secretaris en de verantwoordelijke portefeuillehouders en in overeenstemming met het vastgestelde beleid en de strategie.

Artikel 3        

De directeur legt periodiek verantwoording af over de aan hem gemanda­teerde bevoegdheden en verstrekt aan de secretaris regelmatig inlichtin­gen over de resultaatgebieden en prestatie-indicatoren die zijn vastgelegd in zijn kernprofiel van het functiegebouw.

Artikel 4

Bij langdurige afwezigheid van een directeur onderzoek treedt één van de andere directeuren onderzoek of de directeur staf in zijn plaats of kan de secretaris tot een andere voorziening besluiten. Bij korte afwezigheid worden besluiten inzake het primair proces aangehouden.

De Financiën

Artikel 5

  1. Aan de directeur wordt mandaat en volmacht verleend voor bevoegd­heden ter zake de materiële uitgaven van zijn directie, onverminderd de mandaatverlening in het Besluit taak, mandaat en volmacht secre­taris Algemene Rekenkamer. De directeur is bevoegd om namens de Algemene Rekenkamer besluiten te nemen, verplichtingen aan te gaan en betalingen te doen ten laste van de aan hem toegekende budgetten binnen de aan hem toegekende kostenplaatsen.
  2. Aan de directeur staf wordt mandaat en volmacht verleend voor bevoegdheden ter zake van de personele uitgaven en het opleidings­budget van de Algemene Rekenkamer, onverminderd de mandaat­verlening in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Alge­mene Rekenkamer. De directeur staf is bevoegd om namens de Alge­mene Rekenkamer besluiten te nemen, verplichtingen aan te gaan en betalingen te doen ten laste van het personeelsbudget.
  3. De directeur oefent zijn bevoegdheden uit binnen de regels die aan het budgetbeheer zijn gesteld.

Artikel 6

  1. De directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de aan hen toegekende budgetten. De manager Bestuur & Financiën ondersteunt de directeuren bij het beheer daarvan, levert daarvoor relevante managementinformatie aan en ziet met de senior adviseur-controller toe op het beheer van de aan de directeuren toegekende budgetten.
  2. De senior adviseur-controller ziet toe op de registratie van het afstem­mings-, toetsings- en besluitvormingsproces en op controle achteraf van de juiste uitvoering van besluiten over financiële aangelegen­heden. De senior adviseur-controller verkrijgt hiertoe alle informatie die hij nodig acht voor het uitvoeren van zijn taak. De senior adviseur-controller rapporteert hierover aan de secretaris.
  3. De maandverantwoording wordt, na akkoord en ondertekening door de senior adviseur-controller, door de directeur staf vastgesteld.

Artikel 7

De directeuren leggen periodiek verantwoording af aan de secretaris over de aan hen verleende bevoegdheden.

Artikel 8

In geval van ziekte of verlof van de directeur treedt één van de andere directeuren in zijn plaats bij de afhandeling van financiële aangelegen­heden. In geval van ziekte of verlof van de manager P&O/FaZa neemt de directeur staf deze functie waar. Bij langdurige afwezigheid kan de secre­taris tot een andere voorziening besluiten.

Artikel 9

De directeur staf kan zijn bevoegdheden op het gebied van de financiën en het personeel, bij schriftelijk door het college en de secretaris goed te keuren gezamenlijk besluit, geheel of gedeeltelijk mandateren aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Het Personeel

Artikel 10

  1. De directeur wordt mandaat en volmacht verleend met betrekking tot de personele aangelegenheden die verband houden met zijn taken en de taken van de aan hem toegekende medewerkers, onverminderd de mandaatverlening in het Besluit taak, mandaat en volmacht secretaris Algemene Rekenkamer. De directeur neemt bij de uitoefening van zijn mandaat artikel 13 van dit besluit in acht. De verantwoordelijkheid voor de administratieve verwerking van de besluiten van de directeur ligt bij de manager P&O/FaZa.
  2. Tot de aangelegenheden bedoeld in het eerste lid, behoren in ieder geval:
    a. de taken van integraal management op personeelsgebied;
    b. het leidinggeven aan de aan de directeur toegekende medewer­kers.
  3. Bij langdurige afwezigheid van de directeur besluit de secretaris welke andere directeur in zijn plaats treedt. Bij korte afwezigheid worden be­sluiten inzake personeelsaangelegenheden aangehouden.

Artikel 11. Procedure en begrenzing mandaat inzake personeelsaan­gelegenheden.

  1. In het algemeen geldt een informatie-, signalerings- en verantwoor-dings­plicht jegens degene die het mandaat en de volmacht heeft verleend. Dit geldt in het bijzonder voor die gevallen waarin leidinggevenden willen afwijken van het personeelsbeleid van de Algemene Rekenkamer, het ARAR, het BBRA, budgetafspraken, aanwij­zingen van de secretaris en adviezen van het team P&O/FaZa. In dat geval wordt vooraf toestemming gevraagd aan degene die het man­daat en de volmacht heeft verleend.
  2. Voor elke functionaris aan wie bij dit besluit mandaat en volmacht is verleend geldt het volgende:
    a. de directeur legt besluiten over werving en selectie, belonen, in- en doorstroom, ontslag, detachering, interne overplaatsing tussen directies, plaatsing in een andere functie, ophoging van aanstel­lingsuren en bijzondere verlofvormen (zoals levensloopverlof, studieverlof, pas-regeling) en andere rechtspositionele, formatief en/of budgettair majeure besluiten vooraf aan de personeels­adviseur voor ter toetsing. De personeelsadviseur toetst het besluit aan het ARAR, het BBRA, het beleid van de Algemene Rekenkamer, budgetafspraken en aanwijzingen van de secretaris. Een directeur kan bij besluiten die genoemd zijn in het eerste lid van dit artikel uitsluitend afwijken van het advies van de personeelsadviseur na goedkeuring van de secretaris. Degene die dat besluit neemt informeert de personeelsadviseur;
    b. rechtspositionele, formatieve en/of budgettaire besluiten over werk­tijden, verlaging van aanstellingsuren, reiskosten en regulier verlof, compensatieverlof, zwangerschaps- en bevallingsverlof, ouderschapsverlof, adoptieverlof, zorgverlof, calamiteitenverlof en IKAP-aanvragen worden door de directeur genomen conform het ARAR, het BBRA, het beleid van de Algemene Rekenkamer, budget­afspraken en aanwijzingen van de secretaris. Zo nodig ondersteunt de personeelsadviseur. Een directeur informeert de personeels­adviseur over besluiten tot verlaging van aanstellingsuren;
    c. voor besluiten die aan de secretaris zijn voorbehouden kunnen direc­teuren voorstellen indienen bij de secretaris. Zij voegen bij dat voorstel het advies van de personeelsadviseur;
    d. de directeuren leggen periodiek verantwoording af over de aan hen gemandateerde verantwoordelijkheden en bevoegdheden en zij verstrekken de secretaris regelmatig inlichtingen over de resul­taatgebieden en prestatie-indicatoren die zijn vastgelegd in hun functieprofiel in het functiegebouw;
    e. voor het afstemmings-, toetsings- en besluitvormingsproces geldt een informatieplicht richting de personeelsadviseurs.

Artikel 12

  1. De directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de aan hen toegekende personele capaciteit. De manager P&O/FaZa ondersteunt de directeuren bij het beheer van de toegekende capaciteit, levert daarvoor relevante managementinformatie aan en ziet met de senior adviseur-controller toe op het personeelsbeheer van de directeuren.
  2. De senior adviseur-controller ziet toe op de registratie van het afstem­mings-, toetsings- en besluitvormingsproces en op controle achteraf van de juiste uitvoering van besluiten over personele aangelegen­heden. De senior adviseur-controller verkrijgt hiertoe alle informatie die hij nodig acht voor het uitvoeren van zijn taak. De senior adviseur-controller rapporteert hierover aan de secretaris.

Besluit en ondertekening

Artikel 13

  1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juli 2019. De besluiten mandaat en volmacht primair proces, financiële aangelegenheden en personeelsaangelegenheden Algemene Rekenkamer 2018 vastgesteld bij de besluiten van 5 december 2017 (nrs. 17007915, 17007917 en 17007918) vervallen met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.
  2. Dit besluit zal worden gepubliceerd op de website van de Algemene Rekenkamer. In de Staatscourant zal melding worden gemaakt van de publicatie van het besluit.
  3. Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit ondermandaat en volmacht directeuren Algemene Rekenkamer.

Den Haag, 24 juni 2019

drs. C. (Cornelis) van der Werf,
secretaris

Aldus goedgekeurd in de vergadering van de Algemene Rekenkamer van 4 juni 2019.

drs. A.P. (Arno) Visser,
president                      

drs. C. (Cornelis) van der Werf,
secretaris