Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

Oordeel over het jaarverslag

Samen met een aantal andere departementen doet het Ministerie van BuiZa sinds 2007 mee aan een jaarverslagexperiment om de jaarverslagen meer focus en politieke zeggingskracht te geven, de verantwoordingslasten te verminderen en de Tweede Kamer beter te bedienen. In het beleidsverslag van het Jaarverslag 2009 geeft de minister bij alle kabinetsprioriteiten aan welke prestaties hij heeft geleverd om de beoogde doelen te bereiken. Het is echter lastig na te gaan of wat in de begroting is afgesproken, overeenkomt met die geleverde prestaties. Het beleidsverslag in het jaarverslag is namelijk niet altijd hetzelfde ingericht als de beleidsagenda in de begroting. Het zou de transparantie van het jaarverslag verhogen, als de minister:

• de kabinetsprioriteiten koppelt aan de eigen operationele doelstellingen;
• het beleidsverslag en de beleidsagenda structureert aan de hand van tussentijdse doelen;
• beschrijft wat zijn verantwoordelijkheden zijn.

Over het Ministerie van BuiZa

Het Ministerie van BuiZa behartigt de internationale betrekkingen van Nederland vanuit Den Haag en een netwerk van ongeveer 150 posten over de hele wereld. Hoofdpunten van het buitenlandbeleid zijn het versterken van Europa en de bijdrage aan de wereldwijde ontwikkeling van arme landen, vooral in fragiele staten en daar waar de achterstanden in de millenniumontwikkelingsdoelen het grootst zijn. Ook richt het ministerie zich op het veiligheids- en ontwikkelingsbeleid, de Europese integratie, conflicten in het Midden-Oosten, de internationale rechtsorde, bescherming van mensenrechten, klimaatdoelstellingen en de dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland en aan buitenlandse organisaties en bedrijven in Nederland.
De uitgaven van het ministerie bedroegen in 2009 € 11,1 miljard. De verplichtingen bedroegen € 10,3 miljard en de ontvangsten € 2,9 miljard. Het ministerie heeft in 2009 ruim € 4,2 miljard aan ontwikkelingssamenwerking besteed.

Oordeel over de bedrijfsvoering

Wij hebben in 2009 acht onvolkomenheden geconstateerd in de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuiZa. Drie van die onvolkomenheden zitten in het voorschottenbeheer. Daarnaast hebben we onvolkomenheden geconstateerd in het toezicht op het Nederlands Instituut voor Meerpartijendemocratie (NIMD), de huisvesting in het buitenland, het beheerproces rond de vliegtickets, vertrouwensfuncties en het archief- en dossierbeheer.
Een deel van de onvolkomenheden (NIMD, vliegtickets, vertrouwensfuncties) is met relatief eenvoudige maatregelen aan te pakken. Naar onze mening had het ministerie daar met iets meer inzet meer kunnen bereiken. Wel zijn wij verheugd dat de onvolkomenheden in het departementaal reviewbeleid, de EU-aanbestedingen en de informatiebeveiliging zijn opgelost.
In onze ogen moet het Ministerie van BuiZa zich echter fors inspannen om de onvolkomenheden in het voorschottenbeheer en de huisvesting van posten en medewerkers in het buitenland weg te werken. We zien dat het ministerie veel heeft gedaan om dit te verbeteren, maar de onvolkomenheden zijn nog steeds niet opgelost. Het belang van een ordelijke bedrijfsvoering leeft naar onze mening onvoldoende bij het ministerie. Als het voorschottenbeheer in het komende jaar niet verder verbeterd, overwegen wij om hiertegen bezwaar te maken.

De minister doet in reactie op de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd, een aantal toezeggingen. Het ministerie gaat in 2010:

• verder investeren in risicoanalyses, themacontroles en scherper toezicht bij het voorschottenbeheer;
• regelgeving voorschotverlening in lijn brengen met veranderingen in ontwikkelingssamenwerking;
• het toezichtsplan op huisvesting uitvoeren;
• de aanbevelingen van de auditdienst opvolgen (over vliegtickets);
• in overleg met AIVD werken aan tijdige screening van medewerkers, die een vertrouwensfunctie gaan vervullen;
• aandacht voor opleiding medewerkers verder voortzetten (archief- en dossierbeheer).