Rapport bij het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

• Oordeel over het jaarverslag
• Oordeel over de bedrijfsvoering
• Toezeggingen van de minister
• Audit Actielijst

We hebben onderzoek gedaan naar het Jaarverslag 2007 en de bedrijfsvoering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuiZa). Het jaarverslag voldoet aan de verslagleggingseisen, hoewel de kwaliteit van het totstandkomingsproces een aandachtspunt is. Met name de eindfase van de totstandkoming verliep minder ordentelijk. In de bedrijfsvoering constateren we een aantal onvolkomenheden. Een deel daarvan is terug te voeren op veronachtzaming van in- en externe regelgeving. Ook heeft het ministerie te weinig structurele aandacht voor het beheer van bedrijfsprocessen, zoals het voorschotten- en subsidiebeheer en het materieel- en het personeelsbeheer.

Oordeel over het jaarverslag

De informatie in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa voldoet. Wel zijn er enkele onzekerheden over de rechtmatigheid voor in totaal € 11,5 miljoen. Dit betreft € 1 miljoen aan voorschotten waarvan de tegenprestatie onduidelijk is, en € 10,5 miljoen aan voorschotten die het ministerie heeft verleend aan organisaties die geen accountantsverklaring hebben overgelegd.

De informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa is op deugdelijke wijze tot stand gekomen, met uitzondering van een deel van de informatie over de bedrijfsvoering. Ook was de definitieve versie van het jaarverslag niet tijdig aangeleverd aan de auditdienst van het ministerie. Daardoor is de totstandkoming in de eindfase minder ordentelijk, maar wel controleerbaar verlopen.

Samen met de departementen van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport deed het Ministerie van BuiZa in 2007 mee aan een jaarverslagexperiment. Doel van dit experiment is om de jaarverslagen meer focus en politieke zeggingskracht te geven, en de verantwoordingslasten te verminderen. Hierdoor kan de Tweede Kamer de beleidsinformatie waarschijnlijk beter gebruiken.

Omhoog

Oordeel over de bedrijfsvoering

Wij hebben in 2007 acht onvolkomenheden geconstateerd in de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuiZa. Een deel daarvan is terug te voeren op veronachtzaming van in- en externe regelgeving. Ook lijkt of sprake is van een gebrek aan structurele aandacht voor beheer. Zo is het voorschottenbeheer weliswaar verbeterd, maar worden de regels rond het rappel- en sanctiebeleid nog steeds niet goed uitgevoerd. Daardoor krijgen organisaties die ontwikkelingsgeld anders besteden dan is afgesproken, niet in alle gevallen een sanctie opgelegd. Ook het subsidiebeheer vertoont tekortkomingen; het ministerie beoordeelt bijvoorbeeld niet in alle gevallen tijdig de verantwoordingsinformatie van organisaties. Andere aandachtspunten zijn het toezicht van het ministerie op het Nederlands Instituut voor Meerpartijen Democratie (NIMD) en de naleving van Europese aanbestedingsregels. Daarnaast voldoet het materieelbeheer niet volledig aan de eisen. Tot slot is ook het personeelsbeheer op onderdelen onzorgvuldig, niet ordelijk en oncontroleerbaar.

Omhoog

Toezeggingen van de minister

De minister zegt toe om toe te zien op een verdere verbetering van het voorschottenbeheer en een goede overdracht van ordelijke en controleerbare dossiers. Ook zal de minister de Tweede Kamer vaker informeren over het voorschottenbeheer, als de Kamerleden dat willen. Verder zal het toezicht op het NIMD krachtig worden voortgezet. Bij EU-aanbestedingen blijft de minister uitgaan van de geldende regels. Daarnaast zal de minister het materieelbeheer verbeteren, specifiek het voorraadbeheer van het logistiek centrum. Tot slot zegt de minister toe om ook het personeelsbeheer te verbeteren door scherp te letten op de naleving van regels rond reis- en representatiekosten en buitengewoon verlof.

Het Ministerie van BuiZa is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het buitenlandbeleid van Nederland. Hoofdpunten van dat beleid zijn onder andere het bevorderen van duurzame economische ontwikkeling in de wereld en bijdragen aan mondiale armoedebestrijding. Ook richt het ministerie zich op het veiligheids- en ontwikkelingsbeleid, de Europese integratie, conflicten in het Midden-Oosten, de internationale rechtsorde, bescherming van mensenrechten, klimaatdoelstellingen en de dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland en aan buitenlandse organisaties en bedrijven in Nederland.

De uitgaven van het ministerie bedroegen in 2007 € 11,9 miljard. De verplichtingen bedroegen € 12 miljard en de ontvangsten € 972,8 miljoen.

Omhoog

Audit Actielijst

De Audit Actielijst (AAL) laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. De lijst meldt ook welke maatregelen de minister heeft aangekondigd om de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd op te lossen.

Omhoog