Hoe verloopt een onderzoek?

• Onderzoeksfase
• Bestuurlijke fase
• Aanspreekpunt voor onderzochte instellingen

Onderzoeksfase

In de onderzoeksfase is de uitwisseling van informatie tussen de Algemene Rekenkamer en de gecontroleerde organisatie vertrouwelijk en dus niet openbaar. Ook niet met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (WOB-verzoek).
De onderzoeksfase begint met een startgesprek en eindigt met het opleveren van een definitieve nota van bevindingen. De onderzoeksfase bestaat uit de volgende onderdelen:

•  Startgesprek
  De projectleider van de Algemene Rekenkamer geeft tijdens dit gesprek toelichting op het onderzoek. De betreffende instelling heeft de gelegenheid om opmerkingen te plaatsen bij onze aanpak. Ook komen de uitvoering en de planning aan de orde.  
  
  
• Informatie verzamelen
  In deze fase voeren we gesprekken met betrokken medewerkers en verzamelen we de informatie die we nodig hebben. We hebben de bevoegdheid om alles te onderzoeken wat we nodig hebben om onze taak uit te oefenen, ook vertrouwelijke informatie.   
  
  
• Conceptnota van bevindingen
  In de conceptnota vermelden we de feiten die tijdens het onderzoek naar voren kwamen. We verbinden daaraan geen conclusies. Het doel van de nota is om te kijken of de bevindingen kloppen.  
  
  
• Ambtelijk hoor en wederhoor
  De betrokken medewerkers van de onderzochte instelling(en) controleren of de informatie in de conceptnota van bevindingen klopt.  
  
  
• Definitieve nota van bevindingen
  De onderzochte instelling(en) krijgt de definitieve nota van bevindingen. Bij de nota zit een verslag van het ambtelijk hoor een wederhoor en van wat wij daarmee hebben gedaan.  
  
  
• Rapportagevoorstel
  De projectleider van het onderzoek schrijft een rapportagevoorstel waarin de bevindingen op hoofdlijnen staan omschreven. Ook beschrijft de projectleider de politiek-bestuurlijke situatie. Daarnaast doet hij of zij een voorstel voor de bestuurlijke boodschap van het rapport en omschrijft hij de aanbevelingen. De communicatie met de doelgroepen (onderzochte instellingen, Tweede Kamer en media) is een van de andere aandachtspunten in het rapportagevoorstel.

Bestuurlijke fase

Ook in de bestuurlijke fase is de uitwisseling van informatie tussen de Algemene Rekenkamer en de gecontroleerde instelling vertrouwelijk en dus niet openbaar.

In de bestuurlijke fase komt het definitieve rapport tot stand. Dat gebeurt in een aantal stappen:

• Conceptrapport
  Het conceptrapport bevat een centrale boodschap, een selectie van de relevante bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Soms organiseert de Algemene Rekenkamer expert meetings of rondetafelgesprekken met mensen die betrokken zijn bij het onderwerp. Bij hen toetsen we bijvoorbeeld onze conclusies en aanbevelingen.  
  
  
• Bestuurlijk hoor en wederhoor
  De verantwoordelijke bewindspersoon (of -personen) en bestuurder(s) van de betrokken instelling(en) kunnen hun reactie geven op het conceptrapport. Dat doen ze via een brief aan het college van de Algemene Rekenkamer. Deze brief publiceren we - na publicatie van het onderzoek- op de website van de Algemene Rekenkamer.  
  
  
• Definitief rapport
  Hierin is ook de bestuurlijke reactie op het conceptrapport opgenomen, vergezeld van een nawoord van de Algemene Rekenkamer.  
  
  
• Doorlooptijd
  De totale doorlooptijd van een onderzoek – van aankondiging tot publicatie – varieert van enkele maanden tot meer dan een jaar. Meestal zit er een aantal weken tussen het verschijnen van de definitieve nota van bevindingen en de ontvangst van het conceptrapport door de onderzochte instelling(en). Ook de periode tussen de bestuurlijke reactie en de publicatie van het definitieve rapport duurt meestal enkele weken.

Aanspreekpunt voor onderzochte instellingen

Tijdens het hele onderzoek is de projectleider van de Algemene Rekenkamer het aanspreekpunt voor de onderzochte instelling(en).