Beheer en archivering van informatie rijksoverheid blijven taaie vraagstukken

Dit schrijft de Algemene Rekenkamer in haar achtergrondstudie ‘Informatiehuishouding van het Rijk; overzicht van een dynamisch vraagstuk’, die zij op 11 februari 2010 publiceert.

Oplossing ligt niet voor het oprapen; voortdurend aandacht nodig
Uit ervaringen van de afgelopen decennia blijkt dat een duurzame informatiehuishouding zonder voortdurende aandacht van de ambtelijke en politieke leiding van de departementen hoogstwaarschijnlijk niet tot stand zal komen. De oplossing voor het taaie vraagstuk voor een duurzame informatiehuishouding ligt niet direct voor het oprapen. Informatie moet van meet af aan raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn. De laatste decennia is de hoeveelheid informatie die geproduceerd en verwerkt wordt sterk toegenomen. De overheid is verschillende programma’s gestart om deze informatie te beheren. Het probleem van de exponentieel groeiende berg aan informatie die beschikbaar en toegankelijk gemaakt en gehouden moet worden, is ondanks die programma’s echter niet kleiner geworden. De archiefachterstand bij de rijksoverheid bedraagt volgens de coördinerende Ministeries van BZK en van OCW sinds 1976 naar schatting 800 strekkende kilometer, waarvan ongeveer 300 kilometer om substantiële bewerking vraagt. Recent is de rijksoverheid een nieuw initiatief gestart om de achterstanden weg te werken genaamd Doc-Direkt.
De Algemene Rekenkamer constateert dat de activiteiten van de rijksoverheid vooral gericht zijn op de – noodzakelijke – aanpak van bestaande problemen. De Algemene Rekenkamer steunt de huidige initiatieven van het kabinet, maar zij is tegelijkertijd van mening dat deze initiatieven op termijn de informatiehuishouding niet geheel op orde zullen brengen. Er is ook aandacht nodig voor nieuwe vraagstukken zoals de gevolgen van digitalisering van informatie. De overheid heeft bij bijvoorbeeld het archiveringsvraagstuk nog geen antwoord op ontwikkelingen zoals e-mail en sms en, meer recent, twitter.

Algemene Rekenkamer gaat helpen bij zoektocht naar oplossingen
Een goede informatievoorziening is cruciaal voor de informatierijke en kennisintensieve organisaties die ministeries zijn. De informatiehuishouding waarborgt bijvoorbeeld democratische, juridische en historische waarden. De Algemene Rekenkamer wijst daarbij op het belang van goede informatievoorziening voor beleidsvorming en verantwoording, transparantie, de belangen van recht- en bewijszoekenden en het behoud van cultureel erfgoed. Met deze waarden moet gelijktijdig in de werkprocessen rekening worden gehouden zodat authentieke informatie van meet af aan voor verschillende doelen raadpleegbaar en toegankelijk blijft.
Ook voor de Algemene Rekenkamer is het vinden van oplossingen van groot belang, omdat zij er bij het uitvoeren van haar wettelijke taak last van heeft als ministeries hun informatiehuishouding niet op orde hebben. Daarnaast worstelt de Algemene Rekenkamer als onderdeel van de Rijksoverheid zelf ook met het op orde houden van haar eigen informatiehuishouding. Zij gaat vanwege het grote belang vanuit haar eigen rol helpen om oplossingen te zoeken.

Reactie bewindspersonen en nawoord Algemene Rekenkamer
In hun reactie op de achtergrondstudie delen de minister van OCW en de staatssecretaris van BZK de constatering dat het van groot belang is dat de overheid haar informatiehuishouding op orde krijgt en houdt. Naast de initiatieven die zij al hebben gestart geven zij aan dat ze ook de komende jaren de informatiehuishouding van de rijksdienst willen versterken en moderniseren. De bewindspersonen staan positief tegenover een actieve rol van de Algemene Rekenkamer. In haar nawoord constateert de Algemene Rekenkamer dat er een gedeeld beeld is van het hardnekkige vraagstuk. Dat feit biedt een goede basis voor een gezamenlijke zoektocht naar oplossingen. De Algemene Rekenkamer gaat verslag doen van deze zoektocht, onder meer via http://www.rekenkamer.nl/.