Informatiehuishouding van het Rijk

Gepubliceerd op: 11 februari 2010

De Algemene Rekenkamer heeft een achtergrondstudie gedaan naar de informatiehuishouding van het Rijk, dat wil zeggen het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en opslag en/of archivering van informatie. Tien jaar geleden publiceerde de Algemene Rekenkamer ook een rapport over deze problematiek, Beheer en archivering van digitale bestanden. Relevante gegevens van toen zijn in de huidige achtergrondstudie betrokken, daarnaast zijn er gesprekken gevoerd met deskundigen en is literatuuronderzoek gedaan.

Constateringen

De informatiehuishouding van het Rijk bevat een scala aan deelvraagstukken: archieven zijn niet op orde, gegevensdragers hebben een beperkte houdbaarheid, ontsluiting is problematisch, opslag van digitale informatie (onder andere e-mail), cultureel erfgoed, et cetera. Afgelopen drie decennia heeft het Rijk zich steeds gericht op de aanpak van een of meer deelvraagstukken, maar daarmee is de voortgang te beperkt.

De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de volgende punten dringend aandacht vereisen:

Bestuurders overschatten de mogelijkheden van ICT om de problemen aan te pakken. Tegelijkertijd onderschatten ze de hoeveelheid tijd, geld en menskracht die ICT-projecten kosten.
Omdat de dertien departementen zelf verantwoordelijk zijn voor uitvoering van een rijksbreed beleid, kunnen er grote verschillen optreden in uitvoering, zeker in tempo.
De huidige aanpak richt zich op bestaande problemen, maar niet op gedigitaliseerde informatie als e-mail, sms en twitter. Een visie op huidige en toekomstige technologische ontwikkelingen ontbreekt.

Aanbeveling

Kennisontwikkeling, het beschikbaar stellen van kennis en een toekomstvisie zijn voorwaarden om rijksbreed tot een duurzame informatiehuishouding te komen. Daarbij is voortdurende aandacht en vasthoudendheid van de ambtelijke en politieke leiding van de departementen gewenst.

Aanpak

De Algemene Rekenkamer zal initiatieven nemen om samen met de coördinerende Ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en andere deskundigen een effectieve aanpak voor zowel de korte als de langere termijn te helpen ontwikkelen. Zij werkt hier van harte aan mee, omdat zij bij haar onderzoeken zelf last ervan heeft als ministeries hun informatiehuishouding niet op orde hebben. Bovendien maakt de Algemene Rekenkamer zelf ook deel uit van het Rijk en worstelt zij net als de ministeries met het op orde brengen van haar eigen informatiehuishouding.

Aanleiding

Burgers mogen van de overheid verwachten dat die haar informatiehuishouding op orde heeft op een wijze die past bij een transparante overheid, die doelmatig werkt en zich kan verantwoorden. Ministeries moeten hun informatiehuishouding daarom zo inrichten dat (digitale) informatie van meet af aan, maar ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek is en blijft. Dit is een taai vraagstuk waar de overheid al verschillende decennia mee worstelt.

Belang van een goede informatiehuishouding
Als de overheid haar informatiehuishouding niet binnen afzienbare tijd op orde brengt zullen bepaalde problemen die nu nog (terecht of niet) als incidenten beschouwd worden, een structureel karakter krijgen. Bijvoorbeeld als de overheid niet vlot de informatie beschikbaar kan stellen waar een burger op basis van de Wet openbaarheid van bestuur recht op heeft. Of de overheid kan de Tweede Kamer niet juist en volledig informeren omdat bijvoorbeeld cruciale e-mailberichten niet zijn bewaard of niet kunnen worden teruggevonden.

Waarom deze achtergrondstudie?
De Algemene Rekenkamer wil met dit onderzoek helpen het lerend vermogen van de overheid te versterken. Leren is immers alleen mogelijk als informatie over eerdere ervaringen op een later moment goed toegankelijk is en ook vlot in verband kan worden gebracht met informatie over relevante andere ervaringen.

Stand van zaken

Antwoorden op Kamervragen

Kamervragen | 12-05-2010 | PDF, 399 kb | Informatiehuishouding van het Rijk

Brief van de Algemene Rekenkamer op Kamervragen over het rapport Informatiehuishouding van het Rijk; Overzicht van een dynamisch vraagstuk een achtergrondstudie.
Reactie BZK en OCW

Reactie | 11-02-2010 | PDF, 248 kb | Informatiehuishouding van het Rijk

Reactie van de staatssecretaris van Binnenlanse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en van de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap op de achtergrondstudie Infomatiehuishouding van het Rijk.
Beheer en archivering van informatie rijksoverheid blijven taaie vraagstukken

Persbericht | 11-02-2010 | Informatiehuishouding van het Rijk

Ondanks de vele energie die er de afgelopen drie decennia in is gestoken, worstelt het Rijk met haar beheer van informatie. Nu is het beleid vooral gericht op de – noodzakelijke – aanpak van bestaande problemen, zoals terugdringing van archiefachterstanden. De Algemene Rekenkamer vindt dat er ook aandacht moet komen voor nieuwe vraagstukken zoals de verdere digitalisering van informatie. Zij gaat vanwege het grote belang van dit vraagstuk helpen bij het zoeken naar oplossingen voor de korte en lange termijn.
Achtergrondstudie informatiehuishouding van het Rijk

Rapport | 11-02-2010 | PDF, 305 kb | Informatiehuishouding van het Rijk, Informatiehuishouding van het Rijk